Voip phone ngày càng phổ biến và trở thành công cụ vàng trong truyền thông của các doanh nghiệp. Vậy Voip phone là gì? Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng công nghệ này như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cơ bản và cần thiết về Voip, từ đó có thể tận dụng hiệu quả công nghệ này. Hãy cùng khám phá thôi nào!
Mục lục bài viết
I. Voip phone là gì?
Voip phone là gì?
Voip phone (Voice over Internet Protocol) là một công nghệ giao thức thoại qua internet, giúp chúng ta dễ dàng thực hiện các cuộc gọi khi thiết bị có kết nối với internet. Công nghệ này còn được gọi tắt là IP, công nghệ chuyển đổi giọng nói thành tín hiệu kỹ thuật số.
Theo đó, giọng nói sau khi chuyển đổi sẽ được truyền qua các gói dữ liệu kỹ thuật số internet thông qua các mạng cục bộ, Wan hay các cơ sở hạ tầng khác của người dùng để cho phép gọi điện thoại.
Công nghệ Voip được ra đời vào năm 1995 nhằm nâng cấp, hỗ trợ và thay thế công nghệ liên lạc cũ. Theo truyền thống, hệ thống điện thoại sẽ sử dụng các đường dây điện Analog để truyền tín hiệu thoại, vì vậy cần có một hệ thống dây mặt để thực hiện cuộc hội thoại, khá bất tiện khi sử dụng.
Công nghệ Voip ngày càng phát triển, trở nên ổn định hơn và trở thành giải pháp liên lạc được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn khi muốn nâng cấp hệ thống điện thoại cũ. Bên cạnh đó, thành tựu này giúp mở ra một bước tiến mới, hiện đại, chứng minh việc thực hiện cuộc gọi thông qua internet có thể thực hiện được.
Để có thể phần nào hiểu hơn Voip phone là gì, hãy cùng tìm hiểu một số thông tin cụ thể hơn về công nghệ này
⇒ Xem thêm: Mô hình và chi tiết các bước xây dựng tổng đài Asterisk
II. Tổng hợp những điều về công nghệ voip mà bạn cần biết
Công nghệ Voip được ứng dụng ngày càng rộng rãi
1. Hình thức hoạt động của công nghệ Voip
Voip phone là gì? Về cơ bản, VoIP hoạt động bằng cách chuyển đổi tín hiệu điện thoại tương tự (Analog) thành tín hiệu kỹ thuật số để thực hiện các cuộc gọi qua Internet. Chi tiết hơn, các cuộc gọi IP sử dụng giao thức SIP là một giao thức cho phép VoIP hoạt động. SIP là một giao thức liên lạc có thể dùng cho các cuộc gọi VoIP.
Phiên văn bản và tính năng đa phương tiện khác như nhắn tin nhanh hay video,… Bên cạnh đó, để sử dụng Voip thì cần có một số thiết bị sau:
-
Hệ thống tổng đài Voip (PBX)
Tổng đài voip (Private Branch Exchange) giúp tạo điều kiện cho các cuộc gọi qua mạng dữ liệu Lan hay Wan nội bộ thay vì thông qua kết nối mạng hay chuyển mạch kênh. Hầu hết với các doanh nghiệp đều cần thiết sử dụng tổng đài PBX này khi sử dụng voip cho công ty.
Tổng đài này có 2 tùy chọn là triển khai tại chỗ và triển khai dựa trên đám mây. Với việc triển khai tại chỗ, phần cứng được thiết lập cài đặt tại văn phòng hay trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp. Còn với hệ thống tổng đài điện toán đám mây thì lại được phân phối hoàn toàn qua dịch vụ internet và được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài tòa nhà.
-
Điện thoại Voip hoặc IP
Đây là thiết bị điện thoại cần thiết có khả năng sử dụng với hệ thống điện thoại Voip, được thiết kế mẫu mã tương tự như điện thoại cố định truyền thống. Do đó, việc sử dụng cũng không quá lạ lẫm với nhân viên, có thể dễ dàng điều chỉnh và sử dụng thiết bị này.
Thiết bị điện thoại Voip được hỗ trợ internet và được chỉ định địa chỉ IP để hỗ trợ các cuộc gọi qua mạng để giúp hệ thống dễ dàng quản lý.
-
Thiết bị có kết nối mạng
Ngoài điện thoại IP kể trên, có thể sử dụng các thiết bị khác như điện thoại di động, máy vi tính hay các thiết bị khác có khả năng kết nối internet để sử dụng tính năng Voip. Tuy nhiên, cần tải ứng dụng Voip hoặc ứng dụng Softphone là điều kiện.
Thực tế, smartphone hiện nay trở nên cực kỳ thông dụng, chính vì thế mà có thể nhận các cuộc gọi Voip bất cứ khi nào, không giới hạn về thời gian hay không gian khi có thể kết nối internet. Do đó, hầu hết các nhân viên của doanh nghiệp không quá bị ràng buộc vào điện thoại bàn và có thể sử dụng thiết bị mà họ muốn.
-
Voip gateway
VoIP gateway là thiết bị có thể chuyển đổi lưu lượng thoại truyền thống hoặc kỹ thuật số thành các gói dữ liệu, cho phép kết nối cơ sở hạ tầng điện thoại với truyền thông dựa trên IP. Thiết bị này có chức năng như một cầu nối giữa mạng IP, PSTN (Public Switched Telephone Network) và mạng di động để có thể liên kết sử dụng Voip.
2. Tính năng voip phone là gì?
Hệ thống Voip được thiết lập với nhiều tính năng hiện đại
-
Chuyển hướng cuộc gọi
Chuyển tiếp cuộc gọi của Voip giúp chuyển hướng cuộc gọi đến đến một điểm đến mong muốn như số điện thoại di động hoặc số liên lạc khác nếu người nhận cuộc gọi không có mặt. Người sử dụng có thể thiết lập các cài đặt chuyển tiếp khác nhau cho từng tình huống.
Chẳng hạn như: tự động chuyển tiếp cuộc gọi đến một máy khác khi không có mặt để trả lời, yêu cầu người gọi để lại tin nhắn thoại khi đang bận,… Nhờ đó, giúp ích rất nhiều cho người dùng, nhất là nhân viên với tính chất làm việc hiện trường không còn quá lo lắng khi rời .
-
Phản hồi giọng nói tương tác (IVR)
Chức năng IVR giúp các doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ tổng đài khách hàng 24/7 mà không cần sử dụng nhiều nhân lực. Theo đó lời chào khách hàng sẽ được ghi sẵn, hướng dẫn họ đến điểm đến trả lời thích hợp nhất, nhanh nhất. Với IVR, doanh nghiệp có thể tự động hóa dịch vụ khách hàng, giúp bồi đắp hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng.
-
Ring Group
Đây là việc thiết kế việc đổ chuông nhóm khi có cuộc gọi đến, tất cả các thiết bị sẽ đổ chuông cùng lúc hoặc lần lượt theo tuần tự chiến lược đổ chuông đã được thiết lập. Chức năng này giúp cho việc chia sẻ và phân phối cuộc gọi giữa các nhân viên trong các bộ phận được hiệu quả hơn. Nhờ đó, năng suất làm việc sẽ ngày càng được nâng cao, đảm bảo các cuộc gọi của khách hàng được phản hồi một cách nhanh nhất.
-
Xếp hàng
Trong trường hợp có nhiều khách hàng gọi điện cùng một lúc, hệ thống sẽ sắp xếp thứ tự cuộc gọi trong khi chờ bộ phận tiếp nhận. Ngoài ra, còn có các cài đặt về âm báo bận hay thư thoại hiện không có nhân viên hỗ trợ trả lời cuộc gọi trong giờ cao điểm . Nhờ đó, làm giảm cảm xúc tiêu cực của khách hàng về doanh nghiệp và hạn chế việc các cuộc gọi nhỡ tồn đọng quá nhiều.
-
Nhạc chờ
Trong thời gian chờ đợi cuộc gọi, có thể tải lên một số tệp âm thanh và tùy chỉnh các chế độ để người chờ máy cảm thấy dễ chịu. Qua đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hình ảnh của mình và còn giúp khách hàng không cảm thấy chán trong lúc chờ đợi
-
Thu âm cuộc gọi
Hệ thống điện thoại VoIP có thể được cài đặt việc phát hiện và ghi lại mọi cuộc trò chuyện điện thoại được thực hiện qua hệ thống một cách tự động với cả cuộc gọi đến và đi. Có thể tận dụng làm công cụ đào tạo, huấn luyện nhân viên,giải quyết các tranh chấp,…
3. Ưu và nhược điểm của công nghệ voip
Ưu, nhược điểm của Voip phone là gì?
Ưu điểm của Voip phone là gì?
Một số ưu điểm nổi trội của hệ thống Voip phone phải kể đến như:
-
Tiết kiệm chi phí
Công nghệ Voip giúp tiết kiệm chi phí thiết lập hệ thống thông tin liên lạc trong kinh doanh. các dịch vụ Voip có thể dựa trên việc liên kết với IP trực tiếp của nhà cung cấp dịch vụ điện thoại, kết nối với internet hoặc kết hợp cả 2 phương thức này.Nhờ đó, người dùng cắt giảm được 1 khoản chi phí không nhỏ cho các cuộc gọi nội bộ và quốc tế. Bên cạnh đó còn tiết kiệm được chi phí mua đường dây điện thoại truyền thống.
Hệ thống VoIP được triển khai tại chỗ hay trên cloud đều tiết kiệm nhưng cũng có một số khác biệt về chi phí. Với Voip tại chỗ, người sử dụng cần phải trả phí trước cho một hệ thống lựa chọn cơ sở, nó giúp bảo vệ khỏi rủi ro tăng phí. Với dịch vụ VoIP lưu trữ dựa trên đám mây thì sử dụng mô hình OpEx chi phí hàng kỳ phải chăng hơn, ngoài ra chi phí thiết bị đầu tư ban đầu cũng nhẹ hơn.
-
Dễ dàng cài đặt
Việc cài đặt và định cấu hình cho hệ thống VoIP có phần dễ dàng hơn nhiều so với các hệ thống điện thoại truyền thống. Hệ thống VoIP lược bỏ bớt các nhu cầu cài đặt đường dây điện thoại vật lý, người sử dụng chỉ cần kết nối điện thoại IP với mạng công ty qua đường Ethernet.
-
Chất lượng giọng nói rõ ràng
Miễn là người sử dụng có kết nối Internet nhanh và ổn định thì chất lượng cuộc gọi sẽ nằm ở mức tốt nhất. Dường như tất cả các nhà cung cấp VoIP đều cung cấp số lượng khá lớn các giao thức và code khác nhau để đảm bảo chất lượng âm thanh HD cho người sử dụng.
Khi thực hiện cách triển khai phù hợp, chất lượng thoại của VoIP có khả năng đạt tốt hoặc thậm chí có phần hơn cuộc gọi trên điện thoại cố định mà người sử dụng khí có thể phân biệt được.
-
Tính di động & tính linh hoạt về vị trí
Hệ thống VoIP cho phép các doanh nghiệp mở rộng liên lạc đến các văn phòng từ xa hay nhân viên đang di chuyển qua thiết bị hỗ trợ giao thức SIP. Chỉ cần có kết nối internet thì người sử dụng không bị giới hạn cuộc gọi cả về không gian lẫn thời gian.
-
Khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng của dịch vụ Voip, nhất là với hệ thống được triển khai dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh linh hoạt mỗi khi có sự thay đổi tăng giảm về nhân sự. Việc tăng và giảm số máy lẻ có thể được thực hiện nhanh chóng mà không cần tốn thêm chi phí mua sắm thiết bị phần cứng hoặc dây chuyền chuyên dụng mới.
-
Tính năng phong phú
Dịch vụ VoIP cung cấp một số tính năng hiện đại, áp dụng nhiều tiện ích công nghệ mà điện thoại truyền thống không đáp ứng được hoặc phải trả thêm phí sử dụng. Những tính năng này không chỉ đơn giản là tính năng bổ sung mà còn đáp ứng được nhu cầu sử dụng đa dạng, cần thiết như bảo mật, khả năng kết hợp với các dịch vụ internet khác,…
Nhược điểm của Voip phone là gì?
Voip phone cũng có những hạn chế nhất định
Tuy vậy, hệ thống Voip phone cũng có một số hạn chế nhất định, chẳng hạn như:
Vì các cuộc gọi được thực hiện qua mạng Internet. Điện thoại VoIP phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở hạ tầng mạng, bởi tất cả các cuộc gọi đều được thực hiện khi có liên kết với internet.
Trong trường hợp kết nối yếu, các cuộc gọi có thể bị gián đoạn, mất kết nối làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Ngoài ra, nếu hệ thống bị mất điện hoặc ngắt kết nối Internet, cuộc gọi từ tổng đài VoIP sẽ không thực hiện được.
Tuy nhiên, cuộc gọi vẫn có thể được chuyển tiếp đến thiết bị thứ cấp đã được thiết lập trước đó như một giải pháp khắc phục hạn chế, nên người dùng không cần quá lo lắng về vấn đề này.
III. Ứng dụng thực tế của voip
Công nghệ Voip giúp đáp ứng nhu cầu liên lạc mọi lúc mọi nơi
Vậy ứng dụng thực tế của hệ thống Voip phone là gì?
Trên thực tế, dịch vụ Voip có thể sử dụng với các ứng dụng OTT (Over-the-top app), bao gồm tập hợp các ứng dụng, nội dung âm thanh, video,… được cung cấp trên nền tảng internet, đảm bảo tính riêng tư cho người sử dụng bởi không một nhà cung cấp hay cơ quan.
Hầu như tất cả các ứng dụng OTT đều sử dụng công nghệ voip khi thực hiện cuộc gọi, chẳng hạn như: Zalo, Facebook, Viber, Skype,.Telegram. Bên cạnh ứng dụng OTT, hệ thống điện thoại Voip cũng sử dụng công nghệ Voip, các thiết bị đầu cuối như điện thoại IP, gateway, phần mềm softphone.
IV. Lợi ích khi ứng dụng voip cho doanh nghiệp của bạn
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Voip phone là gì?
Công nghệ Voip không chỉ được sử dụng cho các cá nhân và doanh nghiệp cũng ứng dụng vào quy trình hoạt động của mình. Một số lợi ích không thể bỏ qua khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống này như:
1. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Công nghệ Voip giúp tiết kiệm chi phí thiết lập hệ thống thông tin liên lạc trong kinh doanh. các dịch vụ Voip có thể dựa trên việc liên kết với IP trực tiếp của nhà cung cấp dịch vụ điện thoại, kết nối với internet hoặc kết hợp cả 2 phương thức này.Nhờ đó, người dùng cắt giảm được 1 khoản chi phí không nhỏ cho các cuộc gọi nội bộ và quốc tế. Bên cạnh đó còn tiết kiệm được chi phí mua đường dây điện thoại truyền thống.
Hệ thống VoIP được triển khai tại chỗ hay trên cloud đều tiết kiệm nhưng cũng có một số khác biệt về chi phí. Với Voip tại chỗ, người sử dụng cần phải trả phí trước cho một hệ thống lựa chọn cơ sở, nó giúp bảo vệ khỏi rủi ro tăng phí. Với dịch vụ VoIP lưu trữ dựa trên đám mây thì sử dụng mô hình OpEx cho phí hàng kỳ phải chăng hơn, ngoài ra chi phí thiết bị đầu tư ban đầu cũng nhẹ hơn.
2. Làm tăng sự chuyên nghiệp trong dịch vụ chăm sóc khách hàng
Với việc hiểu rõ về Voip phone là gì và thiết lập, sử dụng các tính năng của hệ thống Voip khi chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp còn thể hiện được sự chuyên nghiệp với khách hàng của mình.
Hiện nay, hầu như các doanh nghiệp đều xây dựng hệ thống tổng đài của riêng mình nhằm đáp ứng nhu cầu giải đáp thắc mắc, nhận đánh giá từ khách hàng,… Ứng dụng hệ thống Voip ngoài việc tiết kiệm được chi phí lắp đặt hay kết nối, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiếp nhận, quản lý được các cuộc gọi từ khách hàng một cách tốt nhất.
Để phát huy tốt nhất những lợi ích, doanh nghiệp cần có kế hoạch tận dụng những tính năng thật phù hợp, thể hiện được những dấu ấn riêng khi phục vụ khách hàng, vừa tăng tính hiệu quả trong nghiệp vụ, vừa tạo sự thu hút và hài lòng với khách hàng.
⇒ Có thể bạn quan tâm: Top 6 kịch bản chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất
3. Giúp quản lý, liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp
Hệ thống Voip giúp doanh nghiệp thiết kế được đường dây liên lạc nội bộ, giúp quản lý các cuộc gọi vô cùng hiệu quả. Dịch vụ này hỗ trợ các nhân viên liên lạc với nhau dễ dàng hơn qua hệ thống điện thoại Voip hoặc các ứng dụng OTT mà doanh nghiệp cho phép.
Hơn nữa, tính năng quản lý cao như cho phép ghi âm, chuyển máy, xếp hàng cuộc gọi hay hệ thống liên kết từng bộ phận riêng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nội bộ một cách tối ưu.
Nhờ đó, làm tăng tính liên kết giữa các phòng ban và hệ thống liên lạc doanh nghiệp, hỗ trợ công việc một cách hiệu quả, giúp tăng năng suất làm việc và tạo điều kiện hỗ trợ nhân viên giải quyết công việc tốt nhất.
Công nghệ Voip – Công nghệ của tương lai
Trên đây là một số thông tin về chủ đề Voip phone là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ đến quý đọc giả. Chắc hẳn với những nội dung bổ ích trên đây, các bạn đã có thể tìm được lời giải đáp cho thắc mắc Voip phone là gì và có những ý tưởng áp dụng chúng thật hiệu quả. Chúc các bạn có những trải nghiệm thật tuyệt vời với dịch vụ Voip phone nhé!
Goilaco.org.vn là website hàng đầu về lĩnh vực call center.