Trong thời đại công nghệ 4.0, mạng internet phủ sóng khắp mọi nơi thì tổng đài VOIP đang trở nên phổ biến. Tổng đài Analog truyền thống đã cũ và không còn thích hợp nữa. Vậy bạn đã biết gì về tổng đài VOIP, cũng như mô hình VOIP thực tế. Nếu chưa hãy cùng chúng tôi cập nhật thông tin ngay để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì nhé!
Mục lục bài viết
I. Tổng đài VOIP là gì?
Tổng đài VOIP là gì? Hay hệ thống VOIP là gì? Trước khi trả lời câu hỏi này chúng ta cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan. Trước hết VOIP là gì? Đây là từ viết tắt của chữ Voice over internet protocol. Dịch sang tiếng Việt thì cụm từ này có nghĩa là âm thanh giọng nói truyền qua môi trường internet. VOIP sử dụng các gói dữ liệu và truyền qua mạng Lan, Wan, Internet.
Như vậy công nghệ VOIP là gì chúng ta vừa giải đáp được. Vậy tổng đài VOIP là gì? Tổng đài VOIP hay tổng đài IP chính là hệ thống quản lý điện thoại nội bộ dùng giao thức internet hoặc truyền qua nền tảng IP. Ngoài ra còn khái niệm tổng đài ảo VOIP.
Tổng đài VoIP đang đi sâu vào cuộc sống thường ngày
Thế nào là tổng đài ảo, dịch vụ tổng đài ảo là gì? Thực chất tổng đài ảo VOIP chính là tổng đài điện thoại sử dụng nền tảng IP để thực hiện cuộc gọi đến bất kỳ một số điện thoại nào trên thế giới. Như vậy dịch vụ tổng đài ảo là gì là cách nói khác của dịch vụ tổng đài VOIP. Dịch vụ tổng đài ảo ngày càng phát triển và được nhiều doanh nghiệp biết đến.
Dịch vụ VOIP là gì? Đó chính là dịch vụ triển khai hệ thống VOIP tới doanh nghiệp sau khi đã thực hiện các bước khảo sát, đánh giá nhu cầu. Thì lúc này người ta sẽ gọi là dịch vụ VOIP. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ VOIP bạn nên lựa chọn đơn vị uy tín.
II. 2 Loại tổng đài VOIP cơ bản
Ở thời điểm hiện tại có 1 loại tổng đài VOIP cơ bản. Đó chính là tổng đài VOIP cúng và tổng đài VOIP mềm. Chúng ta hãy cùng trải nghiệm ngay hai loại tổng đài này.
2.1. Tổng đài VOIP cứng
Chắc hẳn nghe tên là chúng ta đã phần nào hình dung về loại tổng đài này. Tổng đài VOIP cứng chính là loại tổng đài được các hãng thiết lập sẵn. Đương nhiên thiết lập ở đây là thiết lập phần mềm tổng đài nhưng lại trên một thiết bị phần cứng. Mỗi một loại tổng đài cứng sẽ đáp ứng nhu cầu người dùng theo số lượng và chức năng tổng đài khác nhau.
Tổng đài điện thoại VoIP gồm những loại nào
Trên thị trường hiện nay thương hiệu tổng đài IP cứng rất nhiều. Nhưng có một số thương hiệu khá nổi tiếng được nhiều người sử dụng. Cụ thể: Tổng Đài Yeastar; Tổng đài Grandstream; Tổng đài Sagoma,…
2.2. Tổng đài VOIP mềm (phần mềm tổng đài VOIP)
Tổng đài VOIP mềm chính là các phần mềm tổng đài VOIP. Tổng đài VOIP mềm được sản xuất sẵn trong nước. Chúng ta có thể cài đặt tổng đài VOIP mềm trên nhiều hệ điều hành có sẵn như: Window, linux,… Bên cạnh đó nếu muốn bạn cũng có hoàn toàn có thể cài đặt tổng đài VOIP server, VPS,… Sau khi cài đặt xong lúc này sẽ hội tụ đầy đủ các tính năng một một tổng đài điện thoại IP.
Giống như tổng đài VOIP cứng tổng đài VOIP mềm có nhiều thương hiệu phần mềm tổng đài khác nhau. Tuy nhiên chúng ta không thể không kể đến một số cái tên tiêu biểu như:
- Tổng đài Asterisk: Đầu là phần mềm miễn phí, được biết đến là tốt nhất và phổ biến nhất về tổng đài điện thoại IP. Tổng đài này có thể cài đặt trên hệ điều hành linux.
- Tổng đài IP 3CX: đây không phải là phần mềm tổng đài miễn phí. Ngược lại tổng đài IP 3CX có bản quyền và chúng được cài đặt trên hệ điều hành windows.
- Phần mềm tổng đài freeswitch: Chúng được biết đến là phần mềm sử dụng miễn phí. Thế nhưng về tính phổ biến thì lại khá khiêm tốn. Nếu muốn bạn cũng có thể cân nhắc về chúng.
- Phần mềm tổng đài FreePBX: Phần mềm được phát triển dựa trên nền tảng của phần mềm tổng đài Asterisk.
- Phần mềm tổng đài Elastix: Phần mềm này đã ngừng hỗ trợ bản sử dụng miễn phí. Và đây là phần mềm cũng được phát triển từ Asterisk.
III. Những tính năng nổi bật của tổng đài ảo
Tổng đài ảo có những tính năng nổi bật nào bạn đã tìm được đáp án cho câu hỏi này chưa? Không cần phải mất quá nhiều giấy mực và thời gian để bàn về các tính năng nổi bật của tổng đài ảo. Bởi những gì mà chúng mang lại dễ dàng nhận thấy. Vậy chúng ta hãy cùng điểm danh ngay những tính năng nổi trội. Cụ thể hơn:
- Điều hướng cuộc gọi thông minh.
- Phễu chăm sóc khách hàng.
- Đảo số cuộc gọi ra.
- Trả lời tự động (IVR) …
- Nhạc chờ doanh nghiệp (Music on Hold) ..
- Mở rộng máy nhánh không giới hạn. …
- Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động. …
- Quản lý khách hàng.
VoIP sở hữu nhiều tính năng
Với những tính năng mà tổng đài VOIP đang nắm giữ thì doanh nghiệp sẽ nhận lại được những lợi ích nào? Nếu bạn đang băn khoăn về điều này hãy tiếp tục theo dõi thông tin phần sau.
⇒ Xem thêm: Tích hợp tổng đài ảo IP Call Center CRM
IV. Lợi ích của tổng đài VOIP
Hệ thống tổng đài VOIP mang đến rất nhiều lợi ích. Nhưng lớn nhất chúng ta phải kể đến 4 lợi ích. Cụ thể hơn:
4.1. Giảm chi phí
Lợi ích đầu tiên của tổng đài VOIP mang lại chính là giảm chi phí. Tổng đài cứng nếu muốn cùng lúc tiếp nhận 10 cuộc gọi vào, thì phải dùng 10 đường dây với chi phí cho 10 thuê bao trên 10 số của nhà cung cấp thoại. Nhưng tổng đài mềm chỉ cần 1 đầu số thuê bao, có thể tiếp nhận cùng thời điểm nhiều cuộc gọi vào và gọi ra. Bên cạnh đó, bạn có biết rằng toàn bộ cước phí nội bộ đối với VOIP sẽ được giảm 100%. Cuộc gọi nội mạng và quốc tế cũng có mức phí rẻ hơn so với cách gọi thông thường. Thêm vào đó, người ta ước tính có khoảng 70% các cuộc gọi đích đến châu Á nhằm mục đích gửi fax. Điều đáng nói ở đây là được sử dụng bằng VOIP giúp tiết kiệm chi phí tối đa.
VOIP giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang sử dụng tổng đài truyền thống sẽ cần phải mất thêm chi phí cho việc trang bị các thiết bị phần cứng. Việc cài đặt và bảo trì hệ thống phần cứng cũng rất tốn kém ngoài sức tưởng tượng của bạn. Trong khi với tổng đài VOIP vấn đề lưu trữ, bảo trì, hay cài đặt cũng đều đến từ nhà cung cấp.
Qua đó thấy được tổng đài VOIP là cách để các doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán kinh tế hiện nay. Và cũng là lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn gắn bó với VOIP để phát triển bền vững.
4.2. Tăng độ linh hoạt
Tăng độ linh hoạt là lợi ích thứ hai chúng ta phải kể đến. Tăng độ linh hoạt ở đây có nghĩa là như thế nào? Đối với tổng đài VOIP khi cần nâng cấp hệ thống, chi nhánh, công ty, văn phòng vô cùng dễ dàng. Bạn không cần phải làm gì ngoài việc thông báo với đơn vị cung cấp. Đồng thời chuẩn bị thêm thiết bị nghe và hạ tầng mạng.
4.3. Không giới hạn số cuộc gọi ra hay cuộc gọi vào
Trên công nghệ analog cũ có nhiều phần hạn chế. Cụ thể đó chúng việc một kênh chỉ có thể duy trì một cuộc gọi đồng thời. Điều này gây nên không ít bất tiện và tốn kém về chi phí. Nhưng ở công nghệ VOIP thì điều này lại không hề xảy ra.
VOIP mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Tải phần mềm VOIP trên một đường truyền có thể thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời, hay là cuộc gọi vào, gọi ra. Tại mỗi cuộc gọi có băng thông tương đối thấp so với với các cáp quang mà bạn vẫn thường đang sử dụng.
4.4. Dễ dàng cài đặt và bảo trì
Nhắc đến lợi ích của hệ thống VOIP chúng ta cần bàn đến lợi ích dễ dàng cài đặt và bảo trì. Điều này hoàn toàn trái ngược với công nghệ analog truyền thống trước kia. Với công nghệ VOIP người dùng không cần phải thêm thiết bị phần cứng dây cáp nào. Tất cả những gì bạn cần chuẩn bị là đường truyền internet có tính ổn định. Cùng với đó một chiếc tai nghe tổng đài chống ồn cũng sẽ cần thiết.
Điều này có nghĩa việc cài đặt và bảo trì sẽ không phải là vấn đề có thể làm khó doanh nghiệp khi sử dụng giải pháp VOIP. Tựu chung lại, công nghệ VOIP mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vì vậy không quá ngạc nhiên khi mà các công ty nhiều chi nhánh lại lựa chọn sự đồng hành cùng VOIP.
V. Ưu & Nhược điểm của hệ thống VOIP
Trên thực tế hệ giao thức VOIP nắm giữ song song ưu điểm và nhược điểm. Tìm hiểu công nghệ VOIP chúng ta dễ dàng nhận thấy những thế mạnh và hạn chế của phần mềm. Vậy những ưu điểm và nhược điểm đó là gì?
5.1. Ưu điểm
Bạn đã biết những ưu điểm nào của hệ thống VOIP? Công nghệ VOIP là một trong những công nghệ kết nối âm thanh qua internet có nhiều ưu điểm. Chúng ta có thể nhanh chóng kể tên các ưu điểm này. Thế nhưng ưu điểm chính nhất phải kể đến chính là:
- Chi phí đầu tư không cao, cuộc gọi có thể thực hiện ở bất kỳ vị trí nào chỉ cần có internet.
- Người dùng được sử dụng miễn phí nhiều dịch vụ tiện ích như thư thoại, call video, fax,…
- Khách hàng có thể sử dụng cuộc gọi bằng văn bản giọng nói
- Giá cước cuộc gọi rất thấp, miễn phí cuộc gọi nội bộ
- Chuyển tiếp cuộc gọi thông minh
- Có khả năng chuyển đổi dữ liệu đám mây và dữ liệu điện thoại. Tích hợp với điện thoại di động dễ dàng.
- Thực hiện cuộc gọi nhiều hơn hai người
- Vùng lưu trữ ghi âm lớn (có thể tăng thêm dung lượng tùy ý).
VOIP là công nghệ tích hợp nhiều ưu điểm
Ngoài ra còn rất nhiều ưu điểm khác khi nói về tổng đài VOIP như điện thoại bàn thông thường và điện thoại IP, dễ tích hợp, dễ kiểm soát,… Tuy nhiên VOIP vẫn còn tồn tại một số nhược điểm.
5.2. Nhược điểm
Giải pháp tổng đài ip, hay tổng đài công nghệ VOIP có tồn tại một số nhược điểm nhỏ. Nhưng nếu so sánh với ưu điểm thì những nhược điểm này không thấm vào đâu và VOIP vẫn là một trong những công nghệ nổi trội được ứng dụng mạnh.
- Mô hình VOIP thực tế có tính bảo mật không cao thì kết nối dữ liệu thông qua internet.
- Chất lượng âm thanh chưa cao khi nén âm thanh xuống thấp nhằm giảm dung lượng.
- Trong mọi trường hợp công nghệ VOIP luôn yêu cầu đường truyền mạng thực sự ổn định, bằng thông đủ rộng để có thể hoạt động trơn tru.
- Đối với công nghệ VOIP yêu cầu phải có điện có mạng mới có thể sử dụng xuyên suốt.
VI. Ứng dụng của mô hình VOIP cho doanh nghiệp
Ở nước ta công nghệ VOIP ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Trong số đó chúng ta có thể nhanh chóng kể tên những doanh nghiệp thiết lập tổng đài VOIP. Ví dụ: Viettel, VNPT, FPT,… là những công ty viễn thông lớn tại Việt Nam sử dụng giải pháp tổng đài VOIP. Để chứng minh cho điều này chúng ta sẽ kể tên một số gói dịch vụ. Cụ thể: gọi 171 (VNPT), 178 (Viettel), 177 (SPT), 175 (VISHIPEL).
VII. Dịch vụ VOIP phổ biến ở Việt Nam
Sẽ thật thiếu sót khi nhắc đến VOIP lại không nhắc đến dịch vụ VOIP phổ biến tại Việt Nam. Với những ưu điểm và lợi ích công nghệ VOIP mang đến cho doanh nghiệp, dịch vụ VOIP sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ. Trong tương lai nhiều chuyên gia, những người có kinh nghiệm cho rằng VOIP sẽ bùng nổ và được ứng dụng ngày càng mạnh mẽ.
Một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ VOIP chính là Goilaco. Với sự chuyên nghiệp, coi trọng chất lượng và thực sự am hiểu về VOIP sẽ mang đến hệ thống VOIP tuyệt vời nhất cho doanh nghiệp, Hãy trao Goilaco, chúng tôi sẽ trao bạn sự hài lòng tuyệt đối.
Tổng đài VOIP là công nghệ mang đến nhiều lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp. Sử dụng VOIP là cách để các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Nếu doanh nghiệp bạn chưa sử dụng VOIP thì hãy nhanh tay liên hệ Goilaco để được tư vấn và ứng dụng VOIP ngay hôm nay.