Top 9 mẫu email chăm sóc khách hàng “CỰC ĐỈNH” ấn tượng với khách hàng

Nếu bạn là một doanh nghiệp chuyên bán hàng và cung cấp các dịch vụ thì thật là đáng tiếc nếu bạn không đầu tư vào kênh email customer service. Việc chăm sóc khách hàng qua email sẽ giúp doanh nghiệp tạo được mối quan hệ với khách hàng và tăng doanh thu. Vậy hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu những mẫu email chăm sóc khách hàng được sử dụng nhiều nhất nhé!

I. Lợi ích của việc chăm sóc khách hàng qua email

Lợi ích của việc sử dụng những mẫu email chăm sóc khách hàng

Nếu như được các doanh nghiệp chú trọng đầu tư và phát triển đi đúng hướng thì kênh customer service email sẽ đem lại lợi ích vượt xa trí tưởng tượng giúp doanh số bán hàng của doanh nghiệp tăng một cách nhanh chóng. Dưới đây là một số lợi ích mà email marketing mang lại mà các doanh nghiệp nên tham khảo.

1. Email marketing giúp tiết kiệm chi phí một cách tối đa.

Những chi phí quảng cáo, hay chăm sóc khách hàng trên tờ rơi, báo chí, radio hay thậm chí di chuyển đến nơi ở của khách hàng làm hao phí một nguồn chi phí rất lớn của doanh nghiệp nhưng đôi khi lại không đem lại sự tương tác hiệu quả cao. Trong khi ấy những, những chi phí dành cho dịch vụ chăm sóc khách hàng qua email là được đánh giá là dễ thở hơn.

Đặc biệt, bạn càng gửi nhiều các mẫu email chăm sóc khách hàng thì chi phí email marketing càng dễ chịu hơn. Đây được cho là một trong những lợi ích nổi bật của việc chăm sóc khách hàng qua email mà doanh nghiệp nhận được.

2. Chăm sóc khách hàng qua email có thể tiếp cận khách hàng nhanh chóng.

Việc chăm sóc khách hàng qua email sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm được thời gian, nhờ khả năng gửi thông điệp email chi bằng những thao tác đơn giản, nhanh chóng. Khi tiếp cận khách hàng bằng, doanh nghiệp sẽ không bị cản trở bởi khoảng cách địa lý. Chỉ cần khách hàng có kết nối Internet là doanh nghiệp có thể tiếp cận bằng email được.

Bên cạnh đó, bạn có thể chủ động trong việc tiếp cận các đối tượng khách hàng bằng cách phân khúc khách hàng và các nhân hóa các địa chỉ mail mà công ty bạn sở hữu. Linh hoạt trong việc mở rộng hay thu hẹp phạm vi tiếp cận khách hàng.

3. Xác định được khách hàng mục tiêu

Trong tiếp thị, xác định khách hàng tiềm năng là điều kiên quyết và bắt buộc doanh nghiệp phải làm được, thế nhưng việc này được đánh giá là không dễ dàng gì. Tuy nhiên, việc áp dụng kênh chăm sóc khách hàng qua email sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được những ai đang quan tâm đến sản phẩm hay những dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Từ đó khoanh vùng và xác định khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác hơn.

Ngoài ra, việc cá nhân hóa và phân khúc đối tượng sẽ đảm bảo được các mẫu email chăm sóc khách hàng sẽ có nội dung phù hợp với nhu cầu riêng của từng cá nhân. Giúp doanh nghiệp tạo được thiện cảm với khách hàng và tăng được tỷ lệ tương tác.

Email marketing đem lại hiệu quả cao về mặt tiếp thị

4. Giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Với mỗi mẫu thư chăm sóc khách hàng được gửi đi, doanh nghiệp lại có cơ hội tăng sự nhận diện và thương hiệu đối với người tiêu dùng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, kế hoạch đã đề ra một cách dễ dàng mang đến sự phát triển của những giá trị mà doanh nghiệp đã xây dựng.

Chiến lược email marketing càng nhận được nhiều sự tương tác thì tỷ lệ chuyển đổi càng cao. Việc thường xuyên tạo và giữ liên hệ với khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh hơn so với các đối thủ cùng ngành. Khi khách hàng cần những sản phẩm, dịch vụ thì doanh nghiệp của bạn sẽ có cơ hội lớn để biến khách hàng mục tiêu này trở thành một khách hàng thực sự.

5. Tăng độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp

Email chăm sóc khách hàng là một hình thức tiếp thị có giá trị lan tỏa rất mạnh, chỉ cần nhấp chuột và chuyển tiếp, doanh nghiệp đã có thể gửi những chương trình khuyến mãi hay dịch vụ mới đến cho khách hàng. Điều này tạo được sự liên kết thường xuyên giữa doanh nghiệp và khách hàng, giúp độ nhận diện thương hiệu được nhớ đến và biết đến nhiều hơn.

6. Đo lường chi tiết chi phí email marketing

Một số hình thức tiếp thị khách hàng sẽ không mang lại hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên, với kênh chăm sóc khách hàng qua email, doanh nghiệp dễ dàng có được những số liệu chính xác về tình hình tiếp thị online của mình. Hơn thế nữa, những số liệu và tỷ lệ phần trăm sẽ giúp doanh nghiệp biết được mức độ quan tâm và hành vi của khách hàng như thế nào.

Nói một cách cụ thể, khi sử dụng email marketing doanh nghiệp sẽ nắm bắt được những thông tin của những khách hàng có sự tương tác và phản hồi tích cực, từ đó đưa ra những điều chỉnh về chiến lược tiếp thị sao cho phù hợp với thị trường khách hàng mục tiêu.

Việc thiết kế những mẫu email này khá đơn giản

7. Đơn giản và tiện dụng

Việc thiết kế các mẫu email chăm sóc khách hàng là điều không quá khó khăn với các doanh nghiệp. Nếu các mẫu chăm sóc khách hàng qua email có nội dung và bố cục rõ ràng thì rất dễ thu hút khách hàng, từ đó giúp độ nhận diện thương hiệu tăng cao hơn.

8. Các mẫu email chăm sóc khách hàng phong phú, đa dạng về nội dung

Đối với một số hình thức tiếp thị, doanh nghiệp bạn sẽ bị giới hạn về số lượng ký tự và nội dung. Tuy nhiên, email marketing cho phép bạn thỏa sức sáng tạo. Bạn có thể gửi bất kỳ những hình ảnh sinh động, nội dung phong phú với hình thức chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Chắc hẳn điều này sẽ tạo được ấn tượng và tăng cao độ tương tác của khách hàng.

II. 4 bước cơ bản để tạo một email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Bước 1: Sử dụng tên đầy đủ của khách hàng

Đây là bước đầu tiên khi tiếp cận hoặc phản hồi khách hàng. Việc doanh nghiệp sử dụng tên thật của khách hàng trong email sẽ làm cho khách hàng cảm thấy được tôn trọng.

Bước 2: Có sẵn lịch sử trò chuyện của khách hàng

Khi trả lời khiếu nại hoặc email của khách hàng, điều quan trọng nhất là bạn cần phải nắm tại sao họ lại liên hệ với doanh nghiệp bạn. Họ đã từng gặp vấn đề này trong quá khứ hay đây là lần đầu tiên? Họ là khách hàng lâu dài tiềm năng hay chỉ là khách hàng của bạn trong một thời gian ngắn? Thông tin này có thể giúp bạn chọn lựa giọng điệu thích hợp cho email của mình.

Bước 3: Tìm hiểu các thông tin quan trọng về doanh nghiệp cũng như người mua

Hãy kiểm tra xem họ có phải là người sử dụng sản phẩm của bạn không? Hay họ là các bên liên quan cấp cao

nhất trong tổ chức của họ? Tại sao họ lại chọn hợp tác với doanh nghiệp bạn?

Chúng tôi khuyên bạn nên thu thập thông tin này bằng cách sử dụng phần mềm CRM.

Bước 4: Cố gắng tìm hiểu thêm về vấn đề mà họ đang gặp phải

Khi nhận được email, bạn hãy dành thời gian đọc kỹ và cố gắng hiểu được vấn đề mà họ đang gặp phải trước khi tạo phản hồi. Nếu cần thêm sự rõ ràng, câu trả lời của bạn sẽ là nơi để đặt phản hồi lại câu hỏi.

Nếu không có vấn đề gì, hãy đảm bảo mỗi email bạn gửi đi đều chứa đầy sự đồng cảm và thấu hiểu – ngay cả khi khách hàng đang tức giận.

III. Làm sao để phản hồi khách hàng có tâm trạng không tốt?

1. Phản hồi nhanh chóng, càng sớm càng tốt
2. Xin lỗi về những trải nghiệm không tốt
3. Giải thích về những gì đã xảy ra
4. Đảm bảo với khách hàng rằng điều này sẽ không xảy ra nữa
5. Cung cấp ưu đãi, giảm giá, hoàn tiền
6. Trả lời thêm cho họ các câu hỏi, nhận xét các mối quan tâm khác
7. Theo dõi với khách hàng

IV. 9 Mẫu email marketing được sử dụng nhiều nhất

Tạo được mối quan hệ thân thiết với khách hàng là mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng đến khi triển khai kênh tiếp thị email marketing. Vậy làm thế nào để có thể thu hút và tạo sự thích thú cho khách hàng là điều mà các doanh nghiệp luôn trăn trở. Dưới đây sẽ là một số mẫu thư chăm sóc khách hàng mà doanh nghiệp có thể sử dụng cho kênh email online của mình.

⇒ Xem thêm: Voip phone là gì?

1. Mẫu email tin tức

Đây là mẫu email chăm sóc khách hàng cấp những những tin tức mới nhất về sản phẩm và những dịch vụ mới mà doanh nghiệp cung cấp. Việc sử dụng mẫu email này sẽ giúp việc tiếp thị khách hàng một cách hiệu quả và gây được ấn tượng mạnh.

Mẫu email tin tức mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Xin chào quý khách!

Công ty… của chúng tôi vừa cho ra mắt sản phẩm/dịch vụ… nhằm đáp ứng nhu cầu… của khách hàng.

Khi sử dụng những sản phẩm/dịch vụ… mới này, quý khách hàng sẽ nhận được…

Dưới đây là bản dùng thử dành cho bạn…

Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về sản phẩm/dịch vụ… qua Hotline:…

Cảm ơn quý khách đã đọc email.

Đa số các loại email đều có mục đích riêng

2. Mẫu email chào mừng

Đây là cách viết thư chăm sóc khách hàng với nội dung chào mừng, khi khách hàng tiến hành đăng ký tài khoản hay thực hiện các giao dịch đầu tiên thì mẫu email này sẽ tự động được gửi đến. Mẫu email này có tính kết nối cao khi cung cấp cho người tiêu dùng thêm thông tin của doanh nghiệp, hướng dẫn các bước tiếp theo để khách hàng có được những trải nghiệm tốt nhất.

Mẫu email chào mừng mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Xin chào quý khách!

Chúc mừng quý khách đã đăng ký thành công dịch vụ… của công ty chúng tôi.

Đây là dịch vụ có tính năng và chất lượng tốt nhất trên thị trường hiện nay.

Khi đăng ký thành công dịch vụ, quý khách sẽ nhận được những trải nghiệm và lợi ích như sau: ….. 

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ…  và một số thông tin khác của doanh nghiệp, mời bạn truy cập vào địa chỉ website:… của công ty hoặc thông qua Hotline:… 

Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc có liên quan.

Xin trân trọng cảm ơn!

3. Mẫu email quảng cáo

Mẫu thư email này gửi đến khách hàng với mục đích cung cấp, giới thiệu thông tin sản phẩm cùng với các ưu đãi làm sao để có thể kích thích được nhu cầu mua sắm của khách hàng. Để có thể thiết kế nên mẫu email quảng cáo, doanh nghiệp cần phải tập trung vào việc sử dụng các từ ngữ sao cho lôi cuốn, hấp dẫn nhấn mạnh vào lợi ích mà khách hàng có được khi mua và sử dụng sản phẩm.

Mẫu email  quảng cáo mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Bạn thân mến

Thấu hiểu được việc tiết kiệm chi phí đang là ưu tiên hàng đầu trong thời điểm dịch COVID – 19 đang diễn ra ngày càng phức tạp. Công ty… chúng tôi xin gửi đến bạn thông tin chương trình… 

Sản phẩm áp dụng cho… 

Thời gian đăng ký:… 

Đăng ký ngay tại đây.

Xin chân thành cảm ơn!

Các mẫu email được gửi đi nhằm đem đến cho khách hàng những thông tin đặc biệt

4. Mẫu email cho khách ít tương tác

Đây là mẫu email chăm sóc khách hàng khi khách hàng đăng ký dịch vụ nhận email nhưng lại không check mail. Việc gửi mail này có mục mục đích nhắn nhủ và xem khách hàng còn muốn tiếp tục nhận mail từ doanh nghiệp hay không.

Mẫu email cho khách hàng ít tương tác mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Bạn thân mến!

Gần đây chúng tôi nhận thấy là bạn không còn đọc những thông tin mà chúng tôi gửi đến.

Không biết những thông tin mà chúng tôi gửi bạn không hài lòng chỗ nào? Hãy để ý kiến để cho chúng tôi biết nhé.

Nếu bạn vẫn muốn tiếp tục nhận mail từ doanh nghiệp chúng tôi thì hãy click tại đây.

Chúc các bạn một ngày tốt lành!

5. Mẫu email đã xác nhận đơn hàng

Các doanh nghiệp thường sử dụng mẫu email chăm sóc khách hàng này để xác nhận những đơn hàng mà người tiêu dùng đã mua. Điều này sẽ giúp khách hàng an tâm hơn về những thông tin mà mình đã đặt.

Mẫu email xác nhận đơn hàng mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Bạn thân mến!

Cảm ơn bạn vì đã tin tưởng và sử dụng những sản phẩm của doanh nghiệp chúng tôi.

Hóa đơn của bạn bao gồm:

Địa chỉ nhận hàng:…

SĐT:…

Chi tiết đơn hàng:…

Cước phí vận chuyển:…

Tổng số tiền thanh toán:…

Hình thức thanh toán:…

Thời gian giao hàng dự kiến:…

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận hỗ trợ nhé.

Xin chân thành cảm ơn.

6. Mẫu email thông báo

Đây là mẫu email để thông báo cho khách hàng biết về những thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng dáng sửu dụng.

Mẫu email thông báo mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Xin chào bạn,

Công ty… xin thông báo rằng sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang sử dụng sẽ có sư thay đổi cách thức tính phi/cước. Mội thông tin, xin quý khách vui lòng tham khảo tại đây.

Xin chân thành cảm ơn

7. Mẫu email cảm ơn

Hãy viết một cái email cảm ơn sau khi mà họ đã suwrd ụng những sản phẩm hay dịch vụ của công ty nhé!

Mẫu email cảm ơn mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Xin chào,

Cảm ơn bạn vì đã tin tưởng và sử dụng những sản phẩm/dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến sản phẩm/dịch vụ thì hãy liên hệ ngay với tổng đài nhé. Xin chân thành cảm ơn

8. Mẫu email tri ân khách

Ngoài ra cung cấp cho khách hàng một số tri ân đặc biệt

Mẫu email chăm sóc khách hàng này được dùng để tri ân cho cho sự tin tưởng mà khách hàng đã đặt vào doanh nghiệp.

Mẫu email tri ân mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Xin chào!

Để tri ân cho sự tin tưởng và tin dùng sản phẩm mà bạn dành cho doanh nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi xin dành tặng mã khuyến mãi … cho những đơn sản phẩm sau mà bạn sử dụng. Khuyến mãi được áp dụng tại tất cả các chi nhánh của doanh nghiệp.

Xin chân thành cảm ơn.

9. Mẫu email hỗ trợ khách

Mẫu email chăm sóc khách hàng được sử dụng trong những trường hợp doanh nghiệp nhận được yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng về sản phẩm/dịch vụ.

Mẫu email mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Bạn thân mến,

Công ty chúng tôi nhận được yêu cầu hỗ trợ tư vấn từ bạn.

….

Nếu bạn còn bất kỳ vấn đề gì cần hỗ trợ hãy liên hệ trực tiếp với tổng đài thông qua hotline:…

Xin cảm ơn.

III. 6 Lưu ý khi viết email marketing cho khách hàng

Khi viết email doanh nghiệp cần phải chú ý một số vấn đề

1. Lựa chọn email phù hợp cho từng khách hàng và thời gian gửi email

Theo các nghiên cứu, việc email chăm sóc khách hàng được phân loại và nhắm vào đúng đối tượng khách hàng tạo ra một nguồn doanh thu rất lớn. Điều này không có gì là ngạc nhiên cả, bằng cách phân khúc khách hàng bạn có thể phân phối đúng thông tin đến từng đối tượng người tiêu dùng.

Khách hàng sẽ đánh giá rất cao sự nỗ lực của doanh nghiệp bạn vì đã gửi cho họ đúng thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới thời gian gửi mail, vì nó quyết định khá nhiều đến việc khách hàng sẽ đọc nó.

2. Tiêu đề email có chứa thông tin

Chẳng ai quan tâm đến một email không có tiêu đề cả. Như vậy, có thể nói tiêu đề email cũng là vấn đề mà các doanh nghiệp cũng cần quan tâm. Vì nó sẽ thể hiện được nội dung tóm tắt của email. Chỉ cần nhìn vào tên tiêu đề, khách hàng sẽ biết được email này có phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của họ không. Sau đó họ mới quyết định có đọc mail này hay không.

3. Mở đầu email bằng câu chào

Khách hàng ai cũng muốn được tôn trọng, vì vậy một chiếc email chăm sóc khách hàng mà không có câu chào thì quả thật là đáng tiếc và thất vọng. Chỉ bằng một câu chào, khách hàng có thể đánh giá dịch vụ CSKH của doanh nghiệp bạn có tốt hay không. Điều này sẽ để lại ấn tượng vô cùng sâu sắc cho họ. Nếu khách hàng có ấn tượng tốt, chắc rằng chiến lược email marketing của doanh nghiệp đã thành công.

4. Tránh lỗi ngữ pháp

Việc cung cấp không rõ nội dung thông tin là điều tối kỵ mà kênh email marketing không bao giờ muốn gặp phải. Bởi vì khi đọc mail, nếu gặp lỗi chính tả thì khách hàng rất dễ hiểu sai ý cũng như không hiểu đầy đủ những thông tin, thông điệp mà doanh nghiệp nhắn gửi. Điều này sẽ dẫn đến những tai hại khó tránh khỏi. Do đó, cần chú ý lỗi ngữ pháp trong quá trình viết email.

⇒ Có thể bạn quan tâm: kịch bản chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất

5. Cung cấp thông tin rõ ràng

Cung cấp thông tin một cách rõ ràng, trình bày ngắn gọn, nội dung súc tích sẽ giúp khách hàng dễ tiếp thu và hiểu triệt để những thông tin mà doanh nghiệp nhắn gửi thông qua mẫu email chăm sóc khách hàng. Điều này sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không thể ngờ tới cho doanh nghiệp.

Mail cần phải ngắn gọn, rõ ràng và súc tích

6. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, dễ hiểu

Ngôn ngữ lịch sự, thông tin trình bày dễ hiểu là những yêu cầu mà khách hàng mong muốn nhận được trong email chăm sóc khách hàng mà doanh nghiệp gửi đến. Như vậy, họ cảm thấy được tôn trọng và những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp dễ tiếp thu giúp khách hàng dễ đưa ra quyết định lựa chọn.

IV. Kết luận

Trên đây là một số mẫu email chăm sóc khách hàng mà chúng tôi muốn gửi đến cho các bạn. Hy vọng rằng, bạn có thể áp dụng chúng một cách hiệu quả cho kênh email marketing của doanh nghiệp mình. Chúc các bạn thành công.

Goilaco.org.vn là website hàng đầu về lĩnh vực call center.