Tổng đài PBX là gì? Sự khác biệt giữa tổng đài PBX và tổng đài ảo VoIP

PBX mang đến giải pháp hoàn hảo cho mỗi doanh nghiệp về cơ hội tăng trưởng doanh thu, kết nối nội bộ. Ngoài tổng đài PBX, ngày nay doanh nghiệp còn có sự lựa chọn tốt hơn đó là tổng đài Voice IP. Nhờ vậy, độ uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp được nâng cao hơn. Khách hàng cũng có cơ hội trải nghiệm nhiều loại hình dịch vụ độc đáo.

Tổng đài PBX kết nối nội bộ doanh nghiệp

Tổng đài PBX kết nối nội bộ doanh nghiệp

I. Định nghĩa PBX là gì?

PBX là từ thu gọn bởi Private Branch Exchange. Hiểu theo nghĩa tiếng Việt khi dịch sang là “tổng đài nhánh riêng”. Nhìn chung, bạn có thể  hiểu theo cách đơn giản chúng là 1 dạng mạng điện thoại nội bộ được trang bị bộ chuyển mạch trung tâm. Nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ cho hoạt động liên lạc của doanh nghiệp. Chúng có khả năng tương tác mở rộng với một vài đầu số nhằm tiến hành những cuộc gọi ra để giao tiếp với khách. 

Tổng đài PBX còn có tên gọi khác tổng đài IP PBX. Chúng chính là 1 dạng mô hình nâng cao chuyên ứng dụng giao thức Internet Protocol. Điều này có nghĩa là tất cả tín thoại sẽ được truyền bởi môi trường internet chuyên thay cho tín hiệu Analog trước đây. IP PBX giúp doanh nghiệp có khả năng linh hoạt mỗi khi có nhu cầu bổ sung đầu SIP/ Trunk hoặc mở rộng thêm trong tương lai vô số loại hình dịch vụ khác.

II. Tổng đài VoIP là gì?

VoIP dùng công nghệ chuyển mạch gói thay vì trước đây ứng dụng cơ chế chuyển mạch kênh cũ với công nghệ Analog. Chúng có thể ghép vô số kênh thoại ở cùng 1 đường truyền tín hiệu. Nhờ có Internet mà tất cả tín hiệu này sẽ được truyền đi. Chỉ cần nơi đâu có mạng là nơi đó có thể ứng dụng VoIP. Do đó, công nghệ này không hề bị chi phối về vị trí địa lý. Điều này dẫn đến số lượng cuộc gọi sẽ không ngừng được gia tăng.

Voip  hay Voice IP là dòng chữ được thu gọn bởi Voice Over Internet Protocol. Hiểu theo ngôn ngữ tiếng Việt là “truyền âm thanh giọng nói bởi môi trường internet”. Chúng dùng dòng gói dữ liệu bởi các đường truyền mạng Lan, Internet, hoặc Wan.

Tổng đài VoIP có rất nhiều tên gọi khác nữa là tổng đài Voice IP  hoặc ngắn gọn hơn nữa là tổng đài IP. Bạn có thể hiểu chúng là tổng đài điện thoại nội bộ chuyên sử dụng  giao thức Internet hoặc truyền bằng nền tảng IP. 

Chúng không bị giới hạn bởi vị trí địa lý vì sử dụng đường truyền mạng Internet. Tổng đài được ứng dụng đa dạng trong rất nhiều doanh nghiệp sở hữu nhiều chi nhánh. Hoặc doanh nghiệp có trang bị tổng đài bán hàng hoặc tổng đài chuyên chăm sóc khách hàng. Toàn bộ dữ liệu sẽ được truyền bằng mạng Lan, Wan hoặc Internet.

III. Khi nào doanh nghiệp cần giải pháp tổng đài ảo?

Trước đây, các doanh nghiệp chuyên sử dụng tổng đài Analog truyền thống. Nhưng với sự phát triển vượt trội về công nghệ kỹ thuật số và bùng nổ Internet, doanh nghiệp hướng đến tổng đài IP ảo nhiều hơn. Thật dễ hiểu lý do tổng đài xây dựng căn cứ vào nền tảng điện toán đám mây được vô số doanh nghiệp ưa chuộng đến vậy. Giải pháp tổng đài ảo thường được ứng dụng mạnh mẽ khi:

Doanh nghiệp cần giải pháp tổng đài ảo khi nào?

Doanh nghiệp cần giải pháp tổng đài ảo khi nào?

Mở rộng hoạt động kinh doanh

Khi doanh nghiệp có thể nhu cầu mở rộng cơ sở kinh doanh bằng cách mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện. Lúc này, toàn bộ cuộc gọi ra cần được kiểm soát chặt chẽ là rất cần thiết.

Để có thể liên hệ nội bộ miễn phí mà hiệu quả trên toàn bộ các tỉnh thành trong nước bắt buộc doanh nghiệp cần đến tổng đài ảo VoIP. Quá trình quản lý và giám sát trở nên tiện lợi hơn. Mọi thứ được nhất quán và có tính đồng nhất.

Tạo hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp

Doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, hiệu quả khi sở hữu 1 đầu số tổng đài ảo. Khi đó, khách hàng tìm đến doanh nghiệp sẽ yên tâm trao trọn niềm tin. Bởi họ biết rằng, doanh nghiệp có hệ thống chăm sóc khách hàng qua điện thoại chất lượng. Cùng với đó là Hotline nhất quán, phục vụ 24/7.

Tổng đài VoIP quản lý đội sale tốt hơn

Tổng đài VoIP quản lý đội sale tốt hơn

Quản lý bộ phận Telesales hiệu quả hơn

Doanh nghiệp ứng dụng VoIP PBX khi cần kiểm soát chất lượng cuộc gọi. Song hành với đó là việc giám sát nhân viên sales tốt hơn. Tất cả đều nhờ vào giải pháp tổng đài ảo được tích hợp những phần mềm CRM. 

Cần tính linh động

Khi doanh nghiệp cần sự linh động có thể tư vấn, giải quyết vấn đề của khách hàng mọi lúc, mọi nơi. Lúc này tổng đài ảo chính là phương án lựa chọn hoàn hảo nhất. 

Doanh nghiệp hoàn toàn mang cả hệ thống tổng đài ảo bỏ vào chiếc túi nhỏ xinh và mang đi bất cứ nơi nào. Dựa vào phần mềm Softphone trên smartphone mà mọi công việc tư vấn khách hàng được xử lý kịp thời, nhanh, hiệu quả nhất ở bất kỳ nơi nào.

IV. Những điểm khác biệt giữa tổng đài PBX và tổng đài ảo VoIP

PBX trước đây luôn nắm giữ vị trí độc tôn mỗi khi nói về hình thức truyền thông tin nội bộ hay tổng đài ảo. Nhưng ở thời hiện tại, VoIP lại dần thay thế vị trí này và trở thành lựa chọn tối ưu của các doanh nghiệp. Vậy tổng đài PBX có gì khác biệt so với tổng đài ảo VoIP?

Giao thức kết nối tổng đài IP PBX

Giao thức kết nối tổng đài IP PBX

1. Giao thức kết nối hệ thống tổng đài

Điểm khác biệt đầu tiên và dễ dàng nhận ra ở hai hình thức tổng đài này chính là phương thức kết nối với người dùng.

PBX chuyên dùng đường dây điện thoại tiêu chuẩn để thực hiện các cuộc gọi đi và đến. Toàn bộ đường dây kết nối cùng hệ thống chuyển mạch nội bộ và cả những tuyến đường của cuộc gọi đến đều xuất phát từ chính đường dây điện thoại cá nhân của doanh nghiệp.

Còn VoIP phương thức kết nối lại đơn giản hơn rất nhiều. Chúng thực hiện việc kết nối, chuyển hay truyền dẫn dữ liệu đều bằng hệ thống mạng Internet. Vì vậy, bạn chỉ cần kết nối mạng cùng với điện thoại IP là có thể dùng VoIP rồi.

2. Cấu hình của tổng đài

Cấu hình của hệ thống PBX nhằm mục đích định tuyến cuộc gọi đến ở phần mở rộng cụ thể. Hoặc chuyên thực hiện chuyển tiếp toàn bộ những cuộc gọi đến với số cụ thể. Bạn có thể nhận thấy, chúng không hề có tính linh hoạt giống như giải pháp tổng đài IP.

Tổng đài VoIP mang đến cho doanh nghiệp vô số tùy chọn cấu hình. Với VoIP doanh nghiệp có thể thực hiện việc thiết lập chuyển toàn bộ cuộc gọi đến bởi rất nhiều số không giống nhau. Hoặc chúng sẽ cho một số căn cứ vào các điều kiện cụ thể. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chuyển giọng nói qua thư thông qua tổng đài này.

3. Thiết bị kết nối tổng đài

PBX chủ yếu dùng một số thiết bị cổ như điện thoại bàn, điện thoại không dây. Đa phần chúng thuộc thiết bị liên hệ có phổ biến các văn phòng làm việc. Doanh nghiệp chủ yếu sử dụng tổng đài PBX chuyên phục vụ đầu việc cố định. Tổng đài viên cần phải ngồi trực yên 1 chỗ suốt 24/7.

Nhưng với tổng đài VoIP thì lại khác hoàn toàn. Tất cả thiết bị và phương pháp làm việc hết sức linh hoạt. Bạn không cần sử dụng tới thiết bị điện thoại chuyên dụng. Mà ngay cả laptop, smartphone, máy tính bảng cũng có thể đưa vào dùng chỉ cần có kết nối Internet. 

Các cuộc gọi đi được thực hiện dễ dàng. Gắn liền với tổng đài sẽ là những Softphone Client. Ứng dụng có thể tạo ra các cuộc gọi trực tiếp thông qua điện thoại di động. Vì vậy, tổng đài viên có thể làm việc bất cứ vị trí nào, không bắt buộc ngồi yên 1 chỗ.

Hiệu suất làm việc

Hiệu suất làm việc

4. Hiệu suất hoạt động

Chất lượng cuộc gọi được thực hiện bởi tổng đài ảo VoIP sẽ chịu sự chi phối đường truyền mạng yếu hay mạnh. Mặc khác, những kết nối cáp thường share đi với vô số người dùng. Điều này khiến cho kết nối cùng lúc một lượng lớn cuộc gọi gây nghẽn và làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. 

Nhưng với tổng đài IP PBX hiệu suất dùng hoàn toàn căn cứ trên điều kiện nội bộ của doanh nghiệp. Chúng phụ thuộc vào lượng người dùng kết hợp với lượng đường dây. Do đó, hiệu suất hoạt động của cuộc gọi sẽ bị chi phối hoàn toàn bởi doanh nghiệp hoạt động cao hay thấp. Chất lượng cuộc gọi không hề chịu ảnh hưởng của tác nhân bên ngoài.

V. Lý do nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng tổng đài VoIP?

Có rất nhiều lý do khiến cho doanh nghiệp lựa chọn tổng đài VoIP. Điều này không phải tự nhiên mà có. Bởi tổng đài IP luôn cập nhật phần mềm liên tục để đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp. Tính năng luôn có sự cải thiện và nâng cấp, thay đổi công nghệ để giúp doanh nghiệp hoạt động đạt hiệu suất cao nhất.

đa dạng tính năng

Đa dạng tính năng

1. Đa dạng những tính năng

VoIP luôn biết cách chinh phục các doanh nghiệp. Ngoài tính năng cơ bản, tổng đài còn trang bị các tính năng trên cả tuyệt vời. Điển hình như khả năng gửi email thư thoại. Hoặc đơn giản là ghi âm cuộc gọi lại giúp nhân viên có dữ liệu xử lý tốt hơn. VoIP còn cung cấp tính năng đính kèm tài liệu, thực hiện những cuộc họp ảo. Mặc khác, VoIP còn có thể chia sẻ dữ liệu bằng hội nghị video,…

Với đa dạng tính năng vô cùng hữu ích này, không có lý do gì mà doanh nghiệp lại từ chối sử dụng. Nhờ có VoIP mà doanh nghiệp tổ chức tốt hơn những hội thảo, gọi thoại đạt chất lượng cao. Ngoài ra, VoIP còn giúp cho doanh nghiệp giải phóng thời gian làm việc cho nhân viên. Nhân viên có nhiều thời gian hơn để giải quyết tốt công việc, nâng việc đa nhiệm ở một một tầm cao mới.

2. Tích hợp chức năng đa dạng

Tổng đài VoIP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng việc thiết lập hệ thống chuyên nghiệp. Đặc biệt, chức năng tích hợp auto call, lời chào, gửi thông báo. Cuộc gọi được phân bổ tới đúng đối tượng bộ phận hay nhân sự khách hàng cần gặp. Hoặc chức năng chuyển tiếp cuộc gọi đến 1 số di động khác.

Tiết kiệm thời gian

Tiết kiệm thời gian

3. Tiết kiệm thời gian

Doanh nghiệp chỉ cần có kết nối Internet là có thể ứng dụng VoIP đơn giản. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian nhờ vào hệ thống hiện đại này. Những chi phí cài đặt phần cứng, chi phí dây kéo, đàm phán hợp đồng được giảm thiểu tối đa.

Thông qua VoIP, doanh nghiệp có thể linh hoạt chọn tính năng mà mình có nhu cầu. Nhờ vậy thời gian chuyển đổi hệ thống và vận hành được giảm thiểu tối ưu nhất. Mặc khác, công cuộc lắp đặt tổng đài VoIP diễn ra đơn giản và nhanh chóng.

4. Tiết kiệm chi phí

Bí quyết tối ưu hóa lợi nhuận đó làm giảm chi phí tối đa. Đây có lẽ là bài toán nan giải không chỉ của riêng doanh nghiệp nào. Nhờ sự hiện diện của tổng đài Voice IP mà doanh nghiệp có được phương án tiết kiệm chi phí tối ưu nhất.

Với VoIP, doanh nghiệp không cần băn khoăn về phí đường dài, thiết bị đắt tiền hay lo lắng về phí bảo trì, bảo dưỡng. Bởi toàn bộ lưu lượng thoại cùng với dữ liệu được tích hợp trong cùng một mạng. 

Toàn bộ dữ liệu liên lạc được chuyển thành những gói dữ liệu và được gửi thông qua mạng IP. Mà mạng IP có khả năng kết nối IP trực tiếp đến nhà cung cấp dịch vụ điện thoại. Hay đơn giản hơn là kết nối mạng Internet hiện tại hoặc có sự kết hợp của cả 2 loại.

Cũng nhờ vào sự cải tiến vượt trội, công nghệ tân tiến này mà doanh nghiệp chỉ chịu chi phí duy nhất mỗi tháng từ ISP. Doanh nghiệp không còn lo phí tính trên mỗi phút gọi nữa. Điều này khác hẳn hoàn toàn với hệ thống đường dây điện thoại cũ đắt đỏ ngày trước.

5. Nắm bắt thông tin khách hàng nhanh chóng

Nếu trước đây, doanh nghiệp tin dùng tổng đài PBX thì ngày nay hệ thống VoIP đã gần như thay thế hoàn toàn. Chúng được tích hợp chức năng kết nối trực tiếp cùng hệ thống CRM chất lượng. Từ đây, doanh nghiệp thực hiện ghi lại thông tin của mỗi khách hàng. 

Tất cả họ tên, địa chỉ, lịch sử giao dịch,… đều được lưu chi tiết. Bởi vậy, khi có cuộc gọi đến, CRM sẽ nắm bắt được toàn bộ thông tin được hiển thị trên máy tính. Nhân viên biết rõ chi tiết thông tin của khách hàng nhanh và chuẩn xác nhất.

Mặc khác, quá trình lắp đặt VoIP và đi vào hoạt động rất hiếm khi xảy ra lỗi hệ thống. Thỉnh thoảng sẽ có một số sự cố mất điện hoặc văn phòng đóng cửa, phần cứng lỗi mà thôi. Tuy nhiên, các vấn đề này có thể khắc phục nhanh và đơn giản. Hơn nữa, chi phí doanh nghiệp không cần phải bỏ ra.

6. Dễ dàng lắp đặt và sử dụng

Chỉ cần có kết nối Internet là tổng đài VoIP có thể hoạt động trơn tru. Vì vậy, chúng không bị giới hạn ở vị trí địa lý hoạt động. Do đó, bạn có thể di chuyển đến bất kỳ vị trí nào trong phạm vi mã vùng. Cách đơn giản là kết nối thiết bị mới đến tài khoản. Vì vậy,  việc kết nối giữa những chi nhánh ở khu vực khác nhau sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tích hợp thêm một vài tính năng mới và điều chỉnh dịch vụ để đáp ứng đúng mong đợi. Thông qua việc mua thêm những tùy chọn mà nhà cung cấp dịch vụ có hỗ trợ.

⇒ Xem thêm:Phân biệt dịch vụ khách hàng và chăm sóc khách hàng

VI. Kết luận

Sau khi phân tích chi tiết về tổng đài PBX và tổng đài ảo VoIP, mọi người có thể nhận rõ ưu điểm vượt trội hơn hẳn của VoIP. Đây là lý do khiến cho VoIP ngày càng chiếm lĩnh thị trường nhiều hơn PBX. Trong thời đại công nghệ 4.0, doanh nghiệp nên hướng đến dùng VoIP để giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn. Hiệu suất làm việc của doanh nghiệp cũng cao hơn.

VoIP đang dần thay thế IP PBX. Hơn nữa, chúng đang dần chiếm vị trí hàng đầu trong mảng liên lạc nội bộ. Doanh nghiệp cần đầu tư vào VoIP để có thể bắt kịp xu hướng đổi mới công nghệ thời nay. Bởi tổng đài IP hoàn toàn xứng đáng để doanh nghiệp đầu tư. Nhờ có chúng mà mọi rào cản biên giới của doanh nghiệp được xóa bỏ. HIệu suất công việc nâng cao. Chi phí và thời gian được tiết kiệm tối ưu.

Nhìn chung, so với tổng đài PBX thì tổng đài VoIP đáng để đầu tư hơn. Chúng giúp doanh nghiệp trao đổi thông tin nội bộ nhanh và tiện lợi. Khâu chăm sóc khách ahngf đa dạng nhiều các thức kết nối mang đến hiệu quả cao.

Goilaco.org.vn là website hàng đầu về lĩnh vực call center.