Internet ngày càng phát triển, công nghệ truyền giọng bằng công nghệ VoIP ngày càng phát triển và dần thay thế công nghệ truyền giọng nói qua điện thoại. Với những ưu điểm VoIP đang nắm giữ, các doanh nghiệp đang nhanh chóng nắm bắt. Thông qua việc triển khai hệ thống VoIP cho doanh nghiệp. Vậy quy trình thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
I. Tổng quan về giải pháp hệ thống tổng đài VoIP
Trước khi tìm hiểu quy trình triển khai hệ thống VoIP cho doanh nghiệp hãy nắm bắt những thông tin quảng về giải pháp hệ thống tổng đài VoIP. Thông qua đó bạn sẽ dễ dàng nắm bắt nội dung của quy trình.
1. Hệ thống tổng đài VoIP là gì?
VoIP là gì? Trên thực tế, Voip là viết tắt của Voice over Internet Protocol. Dịch sang tiếng Việt có nghĩa là phương thức truyền thông sử dụng giao thức TCP/IP thông qua cơ sở hạ tầng sẵn của mạng lưới internet. Phương thức truyền thông này dựa trên kỹ thuật chuyển gói mạch và thay thế phương thức truyền thông cũ.
VoIP là gì? Khái niệm không phải ai cũng nắm rõ
Hệ thống tổng đài VoIP là gì? Bạn hãy nhớ rằng, VoIP và hệ thống tổng đài VoIP là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Hệ thống tổng đài VoIP hay tổng đài IP chính là hệ thống quản lý điện thoại IP/ VoIp với đầy đủ tính năng quan trọng, thực sự cần thiết cho việc phát triển một doanh nghiệp. Chúng hoàn toàn có thể tích hợp thêm các phần cứng khác. Việc làm này nhằm mục đích nâng cấp tổng đài hoàn hảo hơn, phù hợp với tình hình và nhu cầu của doanh nghiệp.
2. Giải pháp VoIP phù hợp cho doanh nghiệp nào?
Không phải bàn cãi quá nhiều về ưu điểm tuyệt vời của công nghệ VoIP đối với các doanh nghiệp. Thế nhưng với những người chưa thực sự hiểu về VoIP lại không ngừng đặt ra câu hỏi “VoIP phù hợp cho doanh nghiệp nào”. Để tìm kiếm lời giải cho câu hỏi trên không khó. Thế nhưng chính xác nhất thì không phải ai cũng có thể đưa ra.
Giải pháp VoIP phù hợp với nhiều doanh nghiệp từ quy mô lớn đến vừa và nhỏ. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có nhiều chuỗi chi nhánh thì giải pháp VoIP lại phù hợp hơn cả. Điều này đã được chứng minh trên thực tế khi nhiều doanh nghiệp sở hữu số lượng lớn các chi nhánh trải dài từ Bắc vào Nam. Hiệu quả kinh doanh tăng nằm ngoài sức tưởng tượng.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng hệ thống VoIP
Doanh nghiệp ứng dụng hệ thống VoIP có lợi ích gì? Hay VoIP mang đến những gì cho doanh nghiệp. Đương nhiên rồi, VoIP là công nghệ mang trên mình nhiều ưu điểm và mang đến những lợi ích không ngờ cho doanh nghiệp. Trong nhiều lợi ích đó, chúng ta không thể không kể đến:
- Tiết kiệm chi phí: Miễn phí cuộc gọi nội mạng, giảm cước phí gọi quốc tế
- Doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận phạm vi tiếp cận toàn cầu
- Kết nối các máy Fax ở các chi nhánh. Dễ dàng tích hợp các chương trình phần mềm khác như email, hội nghị từ xa thông qua mạng Internet vào VoIP.
- Người dùng có thể sử dụng cả điện thoại IP và điện thoại thông thường
- Dễ dàng mở rộng hệ thống công ty và nâng cấp doanh nghiệp
- Giá thành hợp lý
- Phù hợp với thiết bị cầm tay
VoIP mang đến nhiều lợi ích
Ngoài ra, VoIP chính là giải pháp kết nối, gọi thoại hoàn hảo. VoIP không chỉ mang đến cho người dùng chất lượng âm thanh đảm bảo, đồng bộ kết nối giữ liệu,… Thêm vào đó, VoIP cung cấp nhiều tính năng vượt trội như khả năng kiểm tra người tham gia, tắt tiếng cá nhân,…
Với những ưu điểm không thể tuyệt vời hơn VoIP xứng đáng được các doanh nghiệp ứng dụng để ngày càng phát triển hơn nữa. Thế nhưng quy trình triển khai hệ thống VoIP cho doanh nghiệp được thực hiện như thế nào là vấn đề mà chúng ta cần đi tìm lời giải ngay.
⇒ Xem thêm: Tổng đài PBX là gì? Sự khác biệt giữa tổng đài PBX và tổng đài ảo VoIP
II. Quy trình để kết nối hệ thống VoIP cho doanh nghiệp
Đứng trước những lợi ích to lớn mà VoIP mang lại, các doanh nghiệp đã nhanh chóng nắm bắt. Thế nhưng với nhiều người quy trình triển khai hệ thống VoIP doanh nghiệp lại còn là câu hỏi bị bỏ ngỏ.
1. Xác định nhu cầu và đưa ra giải pháp
Để triển khai hệ thống VoIP cho doanh nghiệp cần phải thực hiện theo một quy trình để đảm bảo tính hiệu quả về sau. Và bước đầu tiên chính là xác định nhu cầu và đưa ra giải pháp. Bạn hiểu như thế nào về vấn đề này?
Các định nhu cầu của công ty để kết nối hệ thống phù hợp nhất. Các định nhu cầu điều này có nghĩa bạn sẽ cần khảo sát tình hình thực tế. Điển hình bạn cần nắm rõ: Số lượng người sẽ sử dụng, chi phí để triển khai là bao nhiêu, có bao nhiêu chi nhánh, số lượng máy hiện tại là bao nhiêu?
Triển khai hệ thống VoIP cho doanh nghiệp gồm nhiều bước
Đồng thời bạn cũng cần nghĩ xem mình muốn gì ở dịch vụ điện thoại sau khi triển khai hệ thống VoIp cho doanh nghiệp. Số lượng nhân viên hoạt động ở ngoài là bao nhiêu. Nếu con số này nhiều bạn sẽ cần một nhà cung cấp softphone dành cho các thiết bị những nhân viên ở ngoài đang sử dụng.
Việc xác định nhu cầu bạn sẽ tìm ra được giải pháp và cách đi đúng hướng. Đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không ít thời gian, công sức và tiền bạc trên con đường hoạt động lâu dài. Vì vậy đừng coi thường của việc đi tìm nhu cầu của chính doanh nghiệp.
2. Chuẩn bị hệ thống mạng băng thông rộng
Chúng ta biết rằng VoIP hoạt động thông qua mạng internet. Cụ thể triển khai hệ thống VoIp cho doanh nghiệp là kết nối các cuộc gọi thông qua kết nối internet. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ có băng thông đủ rộng để thực hiện các cuộc gọi đó. Tuy nhiên trên thực tế thì bước chuẩn bị hệ thống băng thông rộng không phải ai cũng biết.
VoIP sẽ cần đến mạng băng thông rộng
Lúc này chúng ta lại cần đặt ra câu hỏi, băng thông rộng là bao nhiêu. Theo tìm hiểu và khảo sát băng thông rộng đạt trung bình trên 50 Mbps. Bên cạnh đó, hầu hết các bộ định tuyến ở thời điểm chúng ta đang sử dụng đủ hoàn toàn có thể xử lý lưu lượng của VoIP. Tuy nhiên chúng ta đang chia sẻ mạng với các thiết bị khác. Lúc này sẽ cần trang bị cho hệ thống một đường truyền riêng.
3. Cài đặt sản phẩm thoại
Bước cuối cùng cần thực hiện là cài đặt sản phẩm thoại. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà lựa chọn sản phẩm thoại phù hợp. Nếu nhân viên thường xuyên sử dụng hệ thống tổng đài mà làm việc tại, văn phòng bạn có thể lựa chọn IP Phone. Ngược lại nhân viên thường xuyên phải ra ngoài, chúng ta nên lựa chọn Softphone.
⇒ Xem thêm: 8 Bước quy trình & kỹ năng chăm sóc khách hàng qua điện thoại 2021
III. Tạm kết
Quy trình triển khai hệ thống VoIP cho doanh nghiệp hiệu quả không hề dễ dàng. Để chọn được phương thức lắp đặt hiệu quả nhất cần phải dựa vào nhiều yếu tố. Thế nên khi có nhu cầu triển khai hệ thống VoIp cho doanh nghiệp hãy liên hệ Goilaco để được tư vấn.
Goilaco.org.vn là website hàng đầu về lĩnh vực call center.