Đầu số hotline là gì? Kinh nghiệm lựa chọn đầu số hotline cho doanh nghiệp

Trong thời đại số hiện nay, việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu cần doanh nghiệp bỏ ra nhiều công sức và thời gian. Bên cạnh đó, việc chăm sóc và hỗ trợ khách hàng cũng cần được chú trọng nhằm giữ chân khách hàng cũ và mở rộng tệp khách hàng mới, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

đầu số hotline là phương pháp marketing hiệu quả đối với nhiều doanh nghiệp

đầu số hotline là phương pháp marketing hiệu quả đối với nhiều doanh nghiệp

Theo đó, một trong những giải pháp hàng đầu được đa số doanh nghiệp lựa chọn để giải quyết bài toán trên chính là xây dựng số hotline. Số hotline là phương pháp marketing hiệu quả, không chỉ giúp định vị hình ảnh doanh nghiệp trong cộng đồng khách hàng mà còn là cầu nối tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp. 

Trên thực tế, có 4 đầu số hotline phổ biến đang được các nhà mạng cung cấp cho doanh nghiệp. Vậy đầu số hotline là gì? Bí quyết nào giúp lựa chọn đầu số hotline hiệu quả cho doanh nghiệp? Để tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên, bạn đừng bỏ lỡ thông tin mà GOILACO cung cấp trong nội dung bài viết dưới đây nhé!

I. Đầu số hotline là gì?

Được sử dụng thường xuyên trên thế giới hiện nay, số hotline hay đường dây nóng là phương thức liên lạc thoại phổ biến giúp khách hàng kết nối nhanh chóng với doanh nghiệp và là kênh tiếp nhận phản hồi hiệu quả của doanh nghiệp. Với mục đích sử dụng như vậy nên có thể dễ dàng nhận thấy tầm quan trọng của hotline trong phát triển kinh doanh và dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Số hotline thường xuyên được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, dịch vụ của các doanh nghiệp, đặc biệt là dịch vụ chăm sóc khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp hướng tới tạo dựng sự tin tưởng, hài lòng và mang lại sự hiệu quả cho các sản phẩm kinh doanh, dịch vụ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chúng cũng thể hiện tính chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp. Có thể nói, số hotline cũng góp phần tạo dựng nên “bộ mặt” của doanh nghiệp, giúp xây dựng hình tượng của doanh nghiệp trong cộng đồng khách hàng.

Đầu số hotline là gì? Kinh nghiệm lựa chọn đầu số hotline cho doanh nghiệp

đầu số hotline thường xuyên được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Có thể lấy một số ví dụ về số hotline của các doanh nghiệp mà bất kỳ người Việt Nam nào cũng nên biết:

  • Tổng đài hỗ trợ khách hàng của Viettel: 1900 81 98
  • Tổng đài hỗ trợ khách hàng của Nokia: 1800 588 889
  • Tổng đài VOV giao thông: 04.37.91.91.91 (đối với Hà Nội) và 08.39.91.91.91 (đối với Thành phố Hồ Chí Minh).

II. Những loại đầu số hotline mà doanh nghiệp có thể sử dụng làm hotline

Trong phần đầu tiên, GOILACO đã cùng các bạn đi tìm hiểu đầu số hotline là gì? Và qua đó thấy được tầm quan trọng và vai trò của số hotline đối với sự phát triển của doanh nghiệp – vừa giúp xây dựng bộ mặt doanh nghiệp, vừa là công cụ kết nối doanh nghiệp với khách hàng.

Hiện nay, công nghệ kỹ thuật đang phát triển thần tốc. Đi cùng sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp đã và đang chú trọng đến công tác hỗ trợ khách hàng.  Bởi công nghệ ngày càng phát triển sẽ kéo gần hơn khoảng cách giữa nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ với khách hàng. Chỉ với một thao tác đơn giản – nhấc máy lên và bấm số, khách hàng đã có thể trực tiếp gửi phản ánh của mình về sản phẩm và dịch vụ của một doanh nghiệp hoặc xin sự tư vấn và hỗ trợ từ doanh nghiệp uy tín.

Theo đó, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực càng cần chú trọng nhiều hơn đến công tác chăm sóc, hỗ trợ và tư vấn khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng, tích lũy khách quen, gia tăng khách hàng thân thiết,…Đồng thời, công tác chăm sóc khách hàng nếu làm tốt sẽ giúp mở rộng tệp khách hàng và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp,…Và còn rất nhiều những ưu điểm khác nữa.

có khá nhiều loại đầu số hotline để doanh nghiệp lựa chọn

có khá nhiều loại đầu số hotline để doanh nghiệp lựa chọn

Số hotline là phương tiện không thể thiếu giúp doanh nghiệp thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng. Nếu không có số hotline thì công tác chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp không hiệu quả, thậm chí là không diễn ra. Cũng giống như việc bạn đi nấu cơm mà không có nồi vậy!

Hiện tại, các nhà mạng đang cung cấp 4 đầu số hotline chính cho tổng đài chăm sóc khách hàng của các doanh nghiệp, bao gồm số: 1900, 1800, đầu số di động (08xx, 09xx,…) và đầu số cố định. Vậy mỗi đầu số sẽ phù hợp với những doanh nghiệp như thế nào? Hãy tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi để tìm câu trả lời trong phần nội dung tiếp theo của bài viết nhé!

1. Đầu số 1900

Đầu số 1900 được sử dụng phổ biến nhất cho tổng đài chăm sóc khách hàng tại Việt Nam. Đây là đầu số chuyên dụng cho các tổng đài tư vấn và bán hàng trên toàn quốc. Tổng đài 1900 được sử dụng hiệu quả trong mục các phòng chăm sóc khách hàng, phòng bán hàng, các chuỗi cửa hàng, giao hàng nhanh hay phòng vé của các doanh nghiệp và tổ chức.

đầu số 1900 được sử dụng hiệu quả trong hoạt động chăm sóc khách hàng, bán hàng của các doanh nghiệp và tổ chức

đầu số 1900 được sử dụng hiệu quả trong hoạt động chăm sóc khách hàng, bán hàng của các doanh nghiệp và tổ chức

Các số mang đầu số 1900 chỉ có chức năng tiếp nhận cuộc gọi đến, không có chức năng gọi ra. Khi gọi đến tổng đài mang đầu số 1900, người gọi sẽ mất cước phí gọi đến. Một số doanh nghiệp điển hình đang sử dụng đầu số hotline 1900 có thể kể đến như: Ngân hàng, Công ty Bảo hiểm hay Công ty Điện lực,…

Đặc điểm của đầu số 1900

Đầu số 1900 được cấp sử dụng tại Việt Nam cho mục đích kinh doanh dịch vụ giá trị gia tăng trên mỗi cuộc gọi. Đây là đầu số hotline được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay và cũng là đầu số ưa thích của đông đảo các doanh nghiệp khi đăng ký đầu số cho tổng đài chăm sóc khách hàng. Nguyên nhân bởi 1900 là đầu số có tính đa dụng và thực tiễn cao. Tổng đài có đầu số 1900 có độ dài số cụ thể là 8 số hoặc 10 số. Nghĩa là đi sau đầu số 1900 là đuôi 4 số (1900xxxx) hoặc đuôi 6 số (1900xxxxxx).

Có thể kể đến một số đặc điểm nổi bật của đầu số 1900, bao gồm:

  • Tính phí cước người gọi đến: Đầu số hotline 1900 là đầu số thu cước người gọi đến. Theo đó, tùy vào đầu số hoặc dải số mà mức phí khách hàng phải trả là khác nhau. Cước phí sẽ dao động từ 1.000 đồng/phút đến 8.000 đồng/phút.
  • Doanh nghiệp được chiết khấu cước: Khi đăng ký đầu số này cho tổng đài chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp sẽ được nhà mạng gửi lại một phần chiết khấu cước từ tổng doanh thu cước gọi vào. Mức chiết khấu mà doanh nghiệp nhận được sẽ dao động từ 26% – 40%, phụ thuộc vào nhà mạng và đầu số mà doanh nghiệp đăng ký.
  • Cách tính cước: Cước phí mà khách hàng phải trả khi gọi vào tổng đài đầu số 1900 sẽ được tính theo quy tắc block 1 phút + 1 phút. Nghĩa là cuộc gọi có thời gian chưa đến 60s sẽ được tính là 1 phút và cuộc gọi từ giây thứ 61 trở lên sẽ được tính phí 2 phút gọi,…
  • Cách thức hoạt động: Số hotline có đầu số 1900 chỉ có chức năng nhận cuộc gọi đến, không thể gọi ra.

Nhược điểm của đầu số 1900

Khi đăng ký số hotline đầu số 1900, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những hạn chế nhất định. Cụ thể:

  • Buộc phải có thông báo cước trong lời chào IVR của tổng đài: Thông báo cước rõ ràng, minh bạch cho khách hàng ngay trong lời chào của tổng đài với đầu số 1900 là yêu cầu bắt buộc của nhà mạng. Điều này giúp cho khách hàng có thể nắm rõ cước phí mình phải trả trên mỗi phút gọi đến tổng đài, tránh gây nên thắc mắc và hoang mang cho khách hàng.
  • Khách hàng có tâm lý e ngại khi phải chi trả mức phí cao khi gọi đến tổng đài: Từ trước đến nay, với những dịch vụ công cộng, người Việt đã quen sử dụng miễn phí hoặc phí tương đối thấp. Vậy nên, khi gọi đến tổng đài đầu số 1900 và phải chi trả mức phí từ 1.000 đồng – 8.000 đồng trên mỗi phút gọi khiến khách hàng dễ có tâm lý e ngại và từ chối gọi đến.
  • Khó có thể lựa chọn đầu số theo ý muốn: Hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn sở hữu những số hotline đẹp cùng mức cước tốt, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, do giới hạn độ dài đầu số 1900 có giới hạn, chỉ từ 8 – 10 số, trong đó 1900 đã chiếm đến 4 ký tự, đồng thời còn những số quy định về nhà mạng và mức cước,…nên việc lựa chọn số hotline theo ý muốn của doanh nghiệp là rất khó.
  • Chỉ có thể nhận cuộc gọi đến: Số hotline với đầu số 1900 chỉ có thể nhận những cuộc gọi đến mà không thể gọi ra đã tạo nên khó khăn cho những doanh nghiệp muốn triển khai telesale. Do đó, nếu doanh nghiệp đăng ký số hotline với đầu số 1900 thì doanh nghiệp cần đăng ký thêm một số điện thoại mang đầu số khác để đáp ứng được nhu cầu gọi ra của doanh nghiệp.

Ưu điểm của đầu số 1900

Bên cạnh những nhược điểm đã phân tích phía trên, đầu số 1900 cũng sở hữu những ưu điểm nhất định. Có thể kể đến như:

  • Dễ nhớ: Với những số hotline đầu số 1900 sẽ có 2 dạng số chính – 8 số hoặc 10 số, trong đó đã bao gồm 4 số 1900 ở đầu. Với đặc điểm đó mà số hotline bắt đầu với 1900 sẽ giúp khách hàng ghi nhớ dễ dàng hơn.
  • Dễ quảng bá: Hiện nay, hotline đầu số 1900 là đầu số tổng đài chuyên nghiệp bậc nhất, có thể nhận cuộc gọi từ bất kỳ vùng miền nào trên toàn quốc mà không phân biệt mã vùng. Nhờ vậy, khi triển khai số hotline với đầu số 1900, doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối với mọi khách hàng trên mảnh đất Việt Nam.
  • Có chiết khấu cho doanh nghiệp: Theo đặc điểm thứ 2 của đầu số 1900 đã được phân tích phía trên, có thể thấy đầu số này có chiết khấu doanh thu cước gọi vào cho doanh nghiệp. Do vậy, ngoài việc thu lợi nhuận đến từ các sản phẩm/dịch vụ, đầu số hotline này còn giúp doanh nghiệp thu lại được một phần lợi nhuận không nhỏ (nếu số lượng khách hàng gọi đến lớn) từ các cuộc gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng.
  • Chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp sử dụng số hotline đầu 1900 sẽ xây dựng cho khách hàng ấn tượng về sự chuyên nghiệp và làm gia tăng độ uy tín của doanh nghiệp.

Đối tượng nên sử dụng đầu số 1900

Đầu số hotline sử dụng được quy định bởi mục đích và sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Do đó, không phải doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng đầu số 1900 cho tổng đài chăm sóc khách hàng. Theo đó, những doanh nghiệp nên sử dụng đầu số hotline 1900 nếu:

  • Nâng cao dịch vụ khách hàng: Đầu số 1900 phù hợp với những doanh nghiệp có mục đích bán hàng, tư vấn hay chăm sóc khách hàng,…Tuy nhiên, để mang lại hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp nên quy định mức phí chỉ nên giới hạn ở mức 1000 đồng. Mức cước này sẽ tạo nên sự thoải mái cho khách hàng khi gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
  • Kinh doanh đầu số: Với những doanh nghiệp đang kinh doanh dịch vụ tư vấn như: Tư vấn du học, tư vấn thủ tục bảo hiểm, dịch vụ visa, văn phòng luật,…khi triển khai số hotline đầu số 1900 sẽ giúp gia tăng thu nhập từ hoạt động tổng đài. Do đó, những doanh nghiệp này có thể áp dụng mức cước phí cho 1 phút vào cao hơn như 3.000 đồng hay 5.000 đồng hoặc cao hơn tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp.

2. Đầu số 1800

Hotline đầu số 1800 là đầu số không tính cước hay với cách hiểu khác thì đây là tổng đài miễn phí dành cho khách hàng. Bên cạnh tổng đài 1900 thì tổng đài 1800 là đầu số được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến khi đăng ký hotline. Đầu số 1800 được cấp phép sử dụng dành cho các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật. Sử dụng đầu số 1800, doanh nghiệp hướng tới mục đích tạo ra những giá trị khác biệt và tri ân khách hàng qua việc phục vụ và hỗ trợ một cách tốt nhất.

rất nhiều doanh nghiệp lớn đang sử dụng đầu số 1800

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lớn đang sử dụng 1800 là đầu số hotline giúp khách hàng với doanh nghiệp khi cần hỗ trợ nhanh và kịp thời nhất. Số hotline với đầu 1800 vừa dễ nhớ, vừa chuyên nghiệp, từ đó làm tăng độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và cả chính doanh nghiệp đó. Vậy, so với đầu số 1900 đã phân tích phía trên, đầu số 1800 có những đặc điểm gì nổi bật, có ưu điểm và nhược điểm gì? Đồng thời, những doanh nghiệp nào nên lựa chọn đầu số 1800 để xây dựng hotline chăm sóc khách hàng?

Đặc điểm của đầu số 1800

  • Miễn phí cước gọi: Đây là một trong những ưu điểm vượt trội của hotline đầu số 1800 so với 1900. Theo đó, khách hàng khi gọi vào số tổng đài 1800 sẽ được miễn phí hoàn toàn cước gọi. Nếu có cước phát sinh, doanh nghiệp đăng ký sử dụng đầu số này sẽ phụ trách chi trả với nhà mạng.
  • Chỉ nhận cuộc gọi: Đây là điểm giống nhau của hotline đầu số 1800 và 1900. Khi đăng ký sử dụng đầu số 1800 cho tổng đài chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp, tổng đài chỉ có thể nhận cuộc gọi đến chứ không thể gọi đi.

Nhược điểm của đầu số 1800

  • Tốn chi phí: Khi đăng ký một dịch vụ nào, chúng ta luôn cần bỏ ra một khoản phí nhất đinh. Điều này cũng áp dụng với việc đăng ký hotline của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngoài những chi phí ban đầu cho công tác lắp đặt và triển khai thì doanh nghiệp còn cần phải chi trả cho nhà mạng những chi phí phát sinh từ cước gọi đến của khách hàng. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải trả cước gọi vào cho khách hàng bao gồm: Cước gọi số cố định toàn quốc gọi vào tổng đài khoảng 600 đ/phút; và cước gọi số di động toàn quốc gọi vào khoảng 970 đ/phút.
  • Khó quản lý: Khía cạnh quản lý được đề cập ở đây là việc quản lý những chi phí phát sinh từ cuộc gọi đến của khách hàng. Do không thể biết được thời lượng mà khách hàng gọi đến nên doanh nghiệp rất khó để kiểm soát được những chi phí phát sinh bất ngờ.
  • Dễ bị quấy rối: Bởi 1800 là đầu số miễn phí nên khó tránh khỏi những cuộc gọi spam, phá rối. Những cuộc gọi này đến từ những người không có nhu cầu về các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp hoặc từ đối thủ chơi xấu. Tuy nhiên, hiện nay, tổng đài ảo đã hỗ trợ chức năng chặn số lạ phá rối nên đã khắc phục được phần nào hạn chế này.
  • Chỉ có thể nhận cuộc gọi: Do chỉ có thể nhận cuộc gọi 1 chiều của khách hàng nên nếu doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng thì bắt buộc phải trang bị thêm một đầu số khác có chức năng gọi ra.

Ưu điểm của đầu số 1800

  • Làm tăng sự hài lòng của khách hàng: Vì 1800 là đầu số miễn phí nên có khả năng thúc đẩy số lượng khách hàng gọi đến tổng đài lớn hơn. Và từ đó, làm tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
  • Dễ nhớ, dễ quảng bá: Hotline đầu số 1800 được sử dụng thống nhất trên toàn quốc. Điều này giúp cho khách hàng gọi đến tổng đài không cần phải thêm mã vùng cũng như giúp cho doanh nghiệp khi đổi địa chỉ kinh doanh không cần đổi số hotline. Theo đó khách hàng dù ở vùng miền nào cũng có thể dễ dàng kết nối với doanh nghiệp.

Đối tượng nên sử dụng đầu số 1800

Do 1800 là đầu số hotline miễn phí cho khách hàng gọi đến nên những doanh nghiệp có thương hiệu lớn với tài chính vững chắc nên đăng ký đầu số này. Theo đó, doanh nghiệp có thể kích thích nhu cầu gọi vào của khách hàng. Bên cạnh đó, đầu số này cũng phù hợp với những doanh nghiệp muốn cải thiện và nâng cao dịch vụ khách hàng của mình.

Ngoài 2 đối tượng trên, một số doanh có thể đăng ký đầu số 1800 cho dịch vụ hotline chăm sóc khách hàng như:

  • Bệnh viện, trường học, trạm y tế, đài phát thanh, trung tâm giải quyết khiếu nại
  • Trung tâm chăm sóc khách hàng
  • Công ty chuyên tư vấn luật, công ty tư vấn thuế – kế toán, thẩm mỹ viện
  • Tổng đài đặt vé online
  • Tư vấn du học sinh, tư vấn tuyển sinh

3. Đầu số cố định

Đầu số cố định về cơ bản tương tự như các số điện thoại bình thường hay dùng trước đây. Nếu trước kia, số điện thoại cố định Analog có thể được sử dụng trên các đường dây đồng PSTN, số điện thoại di động được sử dụng trên mạng di động thông qua các thiết bị cầm tay, ngày nay có thêm số cố định VoIP sử dụng trên nền mạng Internet.

đầu số cố định đáp ứng được nhiều dịch vụ khác nhau của doanh nghiệp

Dịch vụ thoại cố định trên nền tảng Voice IP được sử dụng linh hoạt hơn 2 đầu số 1900 và 1800. Đầu số cố định cho phép doanh nghiệp triển khai sử dụng một đầu số duy nhất nhưng vẫn đáp ứng nhiều dịch vụ khác nhau như thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời, vừa có thể chăm sóc khách hàng, vừa tư vấn và thực hiện telesale.

Đặc điểm của đầu số cố định

  • Phổ biến: Đây là dạng đầu số hotline được sử dụng rất phổ biến. Do đó, khi nhắc đến đầu số cố định, tính phổ biến là đặc điểm cần được nhắc đến đầu tiên. Chúng được sử dụng phổ biến đến mức có những mã vùng mà chỉ cần nhìn qua, khách hàng đã có thể biết vị trí địa lý của doanh nghiệp, như 024 là Hà Nội, 028 là thành phố Hồ Chí Minh,…
  • Tương tác 2 chiều: Đây là điểm nổi bật của đầu số cố định so với đầu số 1900 và 1800. Đầu số hotline này cho phép nhận cuộc gọi đến và thực hiện những cuộc gọi đi cho khách hàng mà không cần trang bị thêm một đầu số khác.
  • Chỉ được cấp cho doanh nghiệp: Đầu số này chỉ phép doanh nghiệp đăng ký và sử dụng.

Nhược điểm của đầu số cố định

  • Khó nhớ: Đầu số hotline cố định tương đối khó nhớ bởi độ dài lên tới 11 số.
  • Đồng bộ đầu số gặp khó khăn: Do đặc trưng thể hiện mã vùng trong số hotline này đầu số này khiến các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành khác nhau gặp khó khăn trong việc đồng bộ đầu số. Từ đó khiến cho việc quảng bá thương hiệu và nhận diện thương hiệu gặp rào cản.

Ưu điểm của đầu số cố định

  • Cước phí viễn thông rẻ: Đầu số này cho phép vừa có thể nhận cuộc gọi, vừa có thể gọi đi giúp tiết kiệm chi phí đăng ký và lắp đặt một đầu số gọi ra khác. Đồng thời, cước phí gọi nội hạt cũng rẻ hơn.
  • Tăng cường sự uy tín: Do chỉ cung cấp cho doanh nghiệp nên khi triển khai đầu số này, doanh nghiệp sẽ tạo dựng được uy tín và sự an tâm cho khách hàng khi gọi vào số hotline của doanh nghiệp.
  • Dễ nhận biết địa lý: Khách hàng có thể nhìn vào số hotline để nhận diện địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Do mã vùng mà doanh nghiệp đang “đóng quân” được thể hiện ngay trong đầu số hotline.

Đối tượng nên sử dụng đầu số cố định

  • 100% các doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh đều cần có 1 đầu số cố định đại diện cho doanh nghiệp.
  • Ngoài ra, với những doanh nghiệp chỉ hoạt động trên 1 tỉnh thành hoặc có nhu cầu triển khai dịch vụ thoại hoàn toàn có thể sử dụng đầu số cố định để làm đẩu số của tổng đài hotline.

4. Đầu số di động

Đầu số di động hay tổng đài di động là số điện thoại di động đã được số hóa nhờ công nghệ Siptrunking. Theo đó, thay vì số điện thoại gắn liền với sim thì bây giờ số di động đó đã được tích hợp thẳng lên tổng đài. Hay hiểu một cách đơn giản là sử dụng sim di động triển khai thành tổng đài chăm sóc khách hàng và tổng đài bán hàng. Mục đích của doanh nghiệp khi sử dụng đầu số di động làm số hotline là tối ưu chi phí bỏ ra. Tổng đài di động vẫn có đầy đủ các tính năng chăm sóc khách hàng của các đầu số hotline như 1900, 1800 hay đầu số cố định.

Đặc điểm của đầu số di động

Đầu số di động trước đây thường được dùng cho cá nhân với mục đích riêng. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ thì đầu số di động cũng có thể được tích hợp qua tổng đài, trở thành đầu số hotline cho doanh nghiệp.

Nhược điểm của đầu số di động

  • Thứ nhất, trên thực tế nhiều doanh nghiệp tích hợp đầu số di động qua tổng đài thành số hotline nhưng khách hàng nhìn vào vẫn có tâm lý là số điện thoại cá nhân. Do đó, tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp và uy tín của doanh nghiệp sẽ giảm xuống.
  • Thứ hai, cước phí khi gọi ngoại mạng tương đối cao, tuy nhiên hiện nay với tính năng tự động chuyển đổi đầu số gọi nội mạng nên nhờ tổng đài ảo nên đã phần nào tối ưu hóa được chi phí cho doanh nghiệp.

Ưu điểm của đầu số di động

  • Phổ biến
  • Chi phí thuê bao hàng tháng tương đối rẻ
  • Không bị phụ thuộc vào mã vùng
  • Đầu số đẹp, dễ nhớ và doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng lựa chọn đầu số mong muốn

Đối tượng nên sử dụng đầu số di động

Nếu doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng , bán hàng, tư vấn,…giá rẻ, tiết kiệm chi phí thì đầu số di động là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tối ưu chi phí hơn nữa, doanh nghiệp còn có thể linh động sử dụng nhiều đầu số để cước gọi rẻ hơn.

III. Những yếu tố cần có để xây dựng tổng đài hotline

để xây dựng tổng đài online cần có 4 yếu tố cơ bản

để xây dựng tổng đài online cần có 4 yếu tố cơ bản

Để có thể xây dựng hệ thống tổng đài hotline cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần chuẩn bị 4 yếu tố, bao gồm: đầu số, hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, thiết bị đầu cuối và đường truyền internet băng thông rộng.

1. Đầu số

Doanh nghiệp có thể triển khai 1 trong 4 dạng đầu số hotline đã nói trên hoặc nhiều hơn, tùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký đầu số hotline với các nhà mạng cung cấp đầu số như Viettel, Mobifone, FPT, VNPT,… Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống tổng đài hotline phù hợp với định hướng và mục đích phát triển.

Đầu số hotline nên được đầu tư triển khai nhanh chóng ngay từ những ngày đầu xây dựng và phát triển doanh nghiệp nói chung và các sản phẩm của doanh nghiệp nói riêng mới có thể mang lại hiệu quả tốt nhất.

2. Hệ thống tổng đài

Hệ thống tổng đài là kênh điều phối và quản lý toàn bộ cuộc gọi. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp tổng đài ảo vì tác dụng quản lý cuộc gọi vô cùng hiệu quả, có tính chuyên nghiệp cao, đồng thời, tích hợp nhiều tính năng và phần mềm khác. Đặc biệt, hệ thống tổng đài còn giúp tiết kiệm chi phí rất lớn cho doanh nghiệp.

Theo đó, để mang lại kết quả tốt nhất, hệ thống tổng đài cần phải sở hữu nhiều công nghệ hiện đại. Cụ thể như: IVR, ACD, Sip trunk, ghi âm để có thể gán nhiều đầu số, giúp khách hàng đến gần hơn với doanh nghiệp và mang lại trải nghiệm khác biệt cho khách hàng.

3. Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là trang bị không thể thiếu để giúp doanh nghiệp sử dụng tổng đài. Các thiết bị đầu cuối được sử dụng có thể kể đến như: IP Phone, tai nghe chuyên dụng, máy tính,…Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ tổng đài ảo, tư vấn viên/tổng đài viên có thể nghe trực tiếp trên softphone được cài ở máy tính hoặc trên thiết bị điện thoại di động và cả trên nền tảng web. Với softphone, doanh nghiệp có thể giảm tải được tương đối nhiều chi phí lắp đặt.

Ưu điểm mà softphone mang đến là sự tiện lợi và tính di động cao. Tuy nhiên, softphone lại yếu về tính ổn định. Do đó, để tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra trong quá trình triển khai dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp nên trang bị những thiết bị phần cứng như IP phone hoặc tai nghe chuyên dụng cho bộ phận trực tổng đài hotline để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.

4. Đường truyền internet

Tổng đài ảo nếu muốn hoạt động được cần phải có internet. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hệ thống đường truyền internet riêng ổn định cho bộ phận tổng đài chăm sóc khách hàng. Bởi, số lượng cuộc gọi mà tổng đài ảo phải tiếp nhận mỗi ngày lên tới hàng trăm, hàng nghìn cuộc gọi, nên việc băng thông của internet giữ vai trò quan trọng cho sự ổn định cũng như khả năng tiếp nhận và chất lượng âm thanh,…

Để tránh những sự cố xảy ra do đường truyền chính không ổn định, thì bên cạnh đường truyền chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm một đường dự phòng hay còn gọi là Backup. Việc chuẩn bị đầy đủ về đường truyền internet sẽ góp phần giúp cho hoạt động của hệ thống tổng đài hotline làm việc có hiệu quả và mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp.

IV. Kết luận

Những thông tin mà GOILACO cung cấp trong bài viết đã hệ thống một cách chi tiết những kiến thức cơ bản nhất về hotline, giải thích hotline là gì? Những đầu số hotline được sử dụng hiện nay tại các doanh nghiệp Việt Nam và những yếu tố doanh nghiệp cần chuẩn bị để xây dựng tổng đài hotline. Qua đó, chúng ta có thể thấy được vai trò của đầu số hotline – là kênh liên hệ giúp khách hàng liên lạc nhanh chóng và trực tiếp với doanh nghiệp, là phương tiện xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp và mở rộng tệp khách hàng. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần quan tâm chú trọng xây dựng một hệ thống tổng đài hotline chuyên nghiệp. Theo đó, bạn đã hiểu rõ hơn về đầu số hotline của doanh nghiệp rồi chứ? Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc và câu hỏi khác, hãy bình luận xuống phía dưới để GOILACO có thể hỗ trợ và trả lời bạn nhé!