Ngày nay với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin. Mọi dịch vụ dường như đã được hiện đại hóa trên các ứng dụng hoặc thiết bị cụ thể. Tuy nhiên, các loại công cụ này cũng cần phải có sự thao tác của con người nên từ đó hình thành nên một ngành nghề và lĩnh vực mới đó là BPO. Vậy cụ thể BPO là gì và vì sao nó được đánh giá rất cao là cơ hội việc làm tiềm năng cho nguồn nhân lực sau này. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn và phân tích cụ thể các thế mạnh mag BPO này mang lại nhé
BPO có thật sự là một ngành nghề hứa hẹn trong tương lai hay không?
Mục lục bài viết
I. BPO là gì?
BPO là chữ cái viết tắt của cụm từ Business Process Outsourcing dịch vụ gia công quy trình kinh doanh. Hay nói cách khác là quy trình làm việc của một nhân viên trên nền công nghệ cao. Và người nhân viên đó không cần phải có chuyên môn giỏi mà họ chỉ cần thao tác trên nền công nghệ, ứng dụng có sẵn đó. Các linh vực thường thuê BPO là gì:
- Dịch vụ khách hàng
- Kế toán
- Lương bổng
- Quản lý nguồn nhân lực
Nói một cách dễ hiểu, dịch vụ BPO có nghĩa là ủy thác những công việc thực thi cho một công ty khác có khả năng thực hiện tốt hơn công ty bạn. Một trong những lợi thế lớn nhất của BPO là bạn sẽ có thể hợp lý hóa một số quy trình kinh doanh khác nhau cùng một lúc. Trước đây, bạn có thể phải tiến hành đào tạo nội bộ sâu rộng để giúp nhân viên của bạn hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ mới. Nhưng với dịch vụ thuê ngoài BPO, bạn sẽ có thể làm việc với một nhóm các chuyên gia có trình độ, đã thành thạo với tất cả các nhiệm vụ cần phải thực hiện. Bằng cách này, bạn có thể loại bỏ một khối lượng lớn các công việc tốn thời gian khỏi nhân sự nội bộ của bạn.
Các công ty thường có thể được hưởng lợi từ việc thực hiện BPO, có nghĩa là có thể đạt được sự linh hoạt hơn và hiệu quả về chi phí. Các nhà cung cấp bên thứ ba được thiết lập cho một nhiệm vụ chuyên dụng chẳng hạn như bảng lương thực hiện hiệu quả hơn và có thể chuyển những khoản tiết kiệm chi phí đó cho khách hàng của họ.
BPO là gì? Những ưu và nhược điểm mà dịch vụ BPO này mang lại cho doanh nghiệp
Dịch vụ BPO mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp khi giúp họ tìm kiếm sự hỗ trợ ảo cho một số dịch vụ không chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý văn phòng, dịch vụ khách hàng, hỗ trợ email, hỗ trợ kỹ thuật, v.v.
II. Sự ra đời của dịch vụ BPO
Ngành Gia công Quy trình Kinh doanh (BPO) là một trong những ngành kinh doanh hàng đầu hiện nay. Theo Statistic, doanh thu của ngành công nghiệp BPO trên toàn thế giới lên tới 24,6 tỷ đô la vào năm 2017.
Nhiều người thuộc tầng lớp lao động tìm đến ngành công nghiệp này vì nhiều lý do khác nhau như tăng trưởng sự nghiệp, kích thích trí tuệ và dịch vụ khách hàng. Nếu bạn đã làm việc hoặc hiện đang làm việc trong ngành BPO, thì bạn sẽ đồng ý với điều này.
Các công ty BPO cũng cung cấp sự linh hoạt cho nhân viên của mình. Bằng cách có nhiều loại tài khoản mà nhân viên của mình có thể được chỉ định, không khó để cả chủ nhân và nhân viên có thể tối đa hóa tiềm năng của họ.
Các công ty BPO cung cấp các cơ hội việc làm tại địa phương và toàn cầu . Từ những người độc thân đến đã kết hôn và những người đã có gia đình, các công ty BPO đã giúp đỡ và hỗ trợ rất nhiều.
Trước đây ngành BPO được đánh giá rất cao ở Ấn Độ nhưng những năm gần đây người ta tìm thấy một tiềm năng nhân lực mới đó là Philippine vì họ có nguồn nhân lực có kiến thức tốt và hỗ trợ khách hàng một cách tích cực nhất.
III. Ý nghĩa và bản chất của BPO
Dịch vụ BPO góp một phần rất lớn trong công cuộc hỗ trợ doanh nghiệp phát triển thêm các mảng dịch vụ cần thiết.
1. Ý nghĩa của BPO
BPO mang lại những giá trị thiết thực cho công ty, nó đóng góp một phần không nhỏ trong quá trình xây dựng thương hiệu và nâng cao dịch vụ. BPO là gì thì những doanh nghiệp đã ứng dụng nó đã có câu trả lời cho sự thành công của mình. Còn với những ai đang phân vân chưa biết thật sự BPO có giá trị như thế nào cho doanh nghiệp thì hãy tham khảo những ý nghĩa mà lĩnh vực BPO mang lại như:
Giảm chi phí vận hàng cho các doanh nghiệp khi thuê các đối tác cung cấp dịch vụ BPO các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí như chi phí đào tạo hay lương hằng tháng cho các nhân viên BPO. Ngoài ra, nó còn giúp tiết kiệm các chi phí trong trường hợp nhu cầu công việc không quá nhiều.
Hơn thế nữa việc sử dụng BPO bên ngoài có thể giúp các doanh nghiệp tập trung được các công việc và vấn đề cốt lõi của công ty. Còn các dịch vụ cung cấp thêm có thể thuê các đội ngũ BPO bên ngoài để đảm bảo các công việc đó.
BPO mang đến giải pháp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp để tập trung chuyên môn
Mặc dù chỉ góp phần nhỏ vào công cuộc xây dựng hình ảnh cho công ty nhưng BPO lại mang lại những giá trị lớn về mặt thương hiệu cho các doanh nghiệp. Đặc biệt là sử dụng các nguồn nhân lực BPO nước ngoài để lan rộng thương hiệu của bạn ra thế giới.
2. Bản chất BPO
Bản chất chính của BPO là gì? Đó chính là “chuyên môn hóa” nhiều người đã trở nên quen thuộc với cụm từ này khi nói về BPO là gì. Vì ngành BPO thực chất là họ cung cấp những thứ ngoài chuyên môn của doanh nghiệp như luật, tài chính, công nghệ thông tin,…
Các doanh nghiệp muốn phát triển đầu tư và xây dựng hoạt động vững mạnh thì họ thường tập trung vào những vấn đề cốt lõi và đầu tư nhiều vào các khoản đó. Vì vậy các phần “chuyên môn hóa” khác họ sẽ thuê bên thứ 3 để tiết kiệm chi phí duy trì hằng tháng cho các chuyên môn đó.
Đặc biệt hơn hết là BPO cung cấp một đội ngũ nhân viên chuyên môn và kiến thức cao trong các lĩnh vực mà họ chuyên hơn là những nhân viên của doanh nghiệp thực hiện các công việc đó. Chính vì thế nên việc thuê BPO bên ngoài sẽ có lợi hơn rất nhiều cho doanh nghiệp
IV. BPO hoạt động như thế nào?
Dịch vụ BPO giúp các doanh nghiệp triển khai mà phát triển các mảng lĩnh vực khác để doanh nghiệp có thể tập trung vào các vấn đề quan trọng hơn của công ty. BPO không chỉ là người triển khai các chiến lược mà họ đã ký kết mà là bên đưa ra những sáng kiến và ý tưởng phát triển phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn
BPO hoạt động như thế nào? Nó có giống call center không?
Việc một CEO của một doanh nghiệp đi đến quyết định thuê ngoài một quy trình kinh doanh thông qua nhiều con đường. Chẳng hạn như, các công ty khởi nghiệp họ thường cần thuê ngoài các chức năng của văn phòng vì họ không có đủ nhân sự và nguồn lực để xây dựng đội ngũ nhân viên quản lý. Mặt khác, một công ty được thành lập lâu năm có thể lực chọn thuê ngoài một nhiệm vụ mà họ đã thực hiện sau khi phân tích và xác định rằng một nhà cung cấp thuê ngoài mà có thể thực hiện được nhiệm vụ đó tốt với chi phí thấp.
Nhiều người vẫn còn hay lầm tưởng và không biết BPO là gì? Thì họ vẫn nghĩ đó như là một call center. Tuy nhiên điều này là không hoàn toàn đúng. Trung tâm cuộc gọi là một loại BPO. Ví dụ: một nhà sản xuất có thể thuê ngoài dịch vụ khách hàng của họ cho một trung tâm cuộc gọi.
Thế nhưng gia công quy trình kinh doanh không chỉ giới hạn ở dịch vụ khách hàng hoặc các trung tâm cuộc gọi. Cùng một nhà sản xuất có thể sử dụng BPO để thuê ngoài công việc tính lương, kế toán và các công việc hành chính tương tự.
BPO thường được chia thành hai loại hình dịch vụ chính: front office và back office. Các dịch vụ tại văn phòng bao gồm các quy trình kinh doanh nội bộ, chẳng hạn như thanh toán hoặc mua hàng. Các dịch vụ văn phòng liên quan đến khách hàng của công ty ký hợp đồng, chẳng hạn như tiếp thị và hỗ trợ kỹ thuật. Các BPO có thể kết hợp các dịch vụ này để chúng hoạt động cùng nhau chứ không phải độc lập.
VI. 3 Vấn đề lưu ý về BPO
Khi các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ BPO mà thực sự chưa tìm hiểu rõ dịch vụ BPO là gì thì phải thật lưu ý trước khi đưa ra các quyết định khi muốn sử dụng nó. Để tiếp cận với công việc được hiểu quả thì các doanh nghiệp nên đánh giá và xem xét hai yếu tố sau: an ninh và quy định, phạm vi công việc. Để tìm hiểu sau hơn vì sao cần phải lưu ý hai điểm này của BPO chúng ta hãy cùng nhau phân tích chi tiết từng vấn đề
1. Phạm vi công việc
Khi lựa chọn bên thứ ba làm đối tác để chia sẻ công việc cho doanh nghiệp, thì việc cần làm của một doanh nghiệp là đánh giá mức độ và phạm vi công việc đó có nhất thiết phải thuê đối tác bên ngoài để hoạt động hay không.
Mặc dù dịch vụ BPO mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và tốn một mức chi phí khá nhỏ. Nhưng nếu mức độ công việc ở mức có thể tự giải quyết thì các doanh nghiệp không nên tốn chi phí thêm cho khoảng dịch vụ BPO.
Nếu xác định được phạm vi công việc cần thiết để được tư vấn và hỗ trợ thêm thì các doanh nghiệp cần chỉ ra mục đích và tiêu chuẩn công việc rõ ràng cho bên BPO. Để tránh làm sai hoặc hai bên không hiểu ý nhau.
2. An ninh và quy định
Ngành BPO (Gia công quy trình kinh doanh) được xem là lĩnh vực có nguy cơ cao về vi phạm dữ liệu, chủ yếu do các quy định bảo mật dữ liệu được triển khai lỏng lẻo và kiểm soát truy cập của bên thứ ba không hiệu quả.
Việc thuê các nhà cung cấp dịch vụ BPO ở nước ngoài không phải là điều mới mẻ đối với khách hàng trên toàn thế giới, nhưng họ và khách hàng của họ giờ đây đã nhận thức rõ hơn về tác động của việc vi phạm dữ liệu.
Các tổ chức tìm cách thuê ngoài cần có sự tham gia của các nhà điều hành CNTT, bảo mật, pháp lý và tài chính trong giao dịch bên cạnh lãnh đạo đơn vị kinh doanh của chức năng được thuê ngoài và văn phòng mua sắm. Hơn nữa, giám đốc điều hành cần tham gia vào các đánh giá định kỳ về chức năng thuê ngoài để xác định xem có nên thay đổi các thỏa thuận thuê ngoài hay không?
Các công ty ngày nay yêu cầu các chính sách bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt từ các nhà cung cấp của họ và mong muốn các đối tác BPO của họ tuân theo các giao thức toàn cầu. Mặc dù điều này có thể dẫn đến chi phí ngắn hạn cao hơn cho việc cải thiện quản lý khách hàng, lưu giữ dữ liệu hoặc truyền dữ liệu, nhưng nó giúp đảm bảo danh tiếng của nhà cung cấp BPO là gì về lâu dài.
3. KPO, LPO và RPO?
BPO được phân loại theo các dịch vụ được cung cấp. Ba loại dịch vụ phổ biển nhất của PBO là:
- Gia công quy trình qui thức, hay KPO, là khi cung cấp dịch vụ thuê ngoài được thuê không chỉ vì khả năng thực hiện một quy trình hoặc chức năng kinh doanh cụ thể, mà còn để cung cấp kiến thức chuyên môn xung quanh nó.
- Gia công quy trình pháp lý, hay LPO, là một loại KPO – như tên gọi dành riêng cho các dịch vụ pháp lý, từ soạn thảo văn bản pháp lý và thực hiện nghiên cứu pháp lý đến đưa ra lời khuyên.
- Gia công quy trình nghiên cứu, hay RPO – một loại KPO khác đề cập đến chức năng nghiên cứu và phân tích. Các công ty công nghệ sinh học, các công ty đầu tư và các cơ quan tiếp thị là một trong những loại hình tổ chức tham gia vào RPO cho các dịch vụ.
VI. Mảng hoạt động thích hợp nào của doanh nghiệp nên dùng BPO?
Hiện nay có một số ngành công nghiệp phụ thuộc khá nhiều vào các dịch vụ BPO như:
1. Ngành tài chính thuộc loại thường được gọi là các dịch vụ BPO xuyên ngành
Điều này bao gồm các dịch vụ như kế toán, tiếp thị và nhân sự. Ngành tài chính cần những dịch vụ này hơn bất kỳ dịch vụ nào khác vì thường có nhiều phức tạp trong hoạt động so với các ngành khác.
Các dịch vụ BPO là gì có thể giúp hạn chế sự phức tạp và ngăn chặn một số chức năng nhất định bị rơi qua các vết nứt. Việc thuê ngoài các nhiệm vụ chuyên biệt không phải là chức năng kinh doanh cốt lõi cho phép các doanh nghiệp trong ngành tài chính tập trung nguồn lực của mình vào việc sinh lời và mở rộng.
Các chuyên ngành như y tế, công nghệ thông tin, tài chính rất cần được sự hỗ trợ của BPO
2. Chăm sóc sức khỏe
Tương tự như tài chính, chăm sóc sức khỏe là một ngành phức tạp với nhiều quy trình hoạt động mà không phải là lĩnh vực kinh doanh cốt lõi. Cũng tương tự như ngành tài chính, điều cuối cùng mà các tổ chức chăm sóc sức khỏe mong muốn là hy sinh chất lượng dịch vụ cho những nhiệm vụ không thiết yếu.
BPO cho phép các tổ chức chăm sóc sức khỏe được siêu tổ chức khi thực hiện các nhiệm vụ như quản lý, tuân thủ quy định và đảm bảo chất lượng. Thay vì dành thời gian và nhân lực cho những công việc này, nhóm của bạn có thể tập trung vào chăm sóc bệnh nhân và phát triển kinh doanh cốt lõi.
Không có gì ngạc nhiên khi ngành công nghệ sử dụng dịch vụ BPO nhiều hơn bất kỳ ngành nào khác. Các doanh nghiệp trong ngành công nghệ phải tinh gọn và nhanh nhẹn, có khả năng xoay chuyển chiến lược và nhanh chóng tiến vào lãnh thổ mới. BPO cho phép các doanh nghiệp công nghệ duy trì mức định giá tối đa với yêu cầu nhân sự tối thiểu. Các công ty công nghệ thường đi đầu trong việc thực hiện các chiến lược BPO.
VII. Ưu và nhược điểm của BPO đối với doanh nghiệp
BPO là gì? là nó cung cấp những tiện ích mà các doanh nghiệp ngày nay muốn cạnh tranh với các đối thủ cần phải trang bị cho mình một đội ngũ phía sau hùng mạnh để doanh nghiệp có thể ổn định chuyên môn. Một số lợi ích mà dịch vụ BPO mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:
Ưu điểm của BPO có thể mang đến cho các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ này
1. Ưu điểm của BPO
Để mở rộng sự hiện diện toàn cầu của doanh nghiệp: Một số công ty gia công phần mềm có thể phục vụ khách hàng bằng nhiều ngôn ngữ, suốt ngày đêm. Điều này giúp giảm bớt trách nhiệm cho công ty địa phương. Các công ty gia công phần mềm có thể tận dụng sự hiện diện của họ ở nhiều quốc gia và giữ cho các bộ phận dư thừa của công ty địa phương ở mức tối thiểu.
Để tăng tính linh hoạt: Các công ty thuê ngoài các chức năng phi khoa học của họ có thể hành động nhanh hơn và hiệu quả hơn khi quản lý rủi ro liên quan đến việc giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Họ cũng có thể phân công lại các nguồn lực nội bộ của mình cho các chức năng quan trọng hơn để giúp đảm bảo khả năng bao phủ và phân bổ trách nhiệm tốt hơn.
Cải thiện tốc độ và hiệu quả: Các công ty thuê ngoài quy trình đang chọn để các chuyên gia xử lý các công việc đó, do đó tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác và tăng năng lực của họ. Ví dụ: một BPO chuyên quản lý hồ sơ có thể tự động lập chỉ mục tài liệu, giúp chúng có sẵn để truy xuất và giữ cho một công ty quy định và an ninh. Điều này thay thế cho việc nhập và lưu trữ dữ liệu thủ công.
Giảm chi phí: Thuê ngoài giúp các tổ chức cắt giảm chi phí và tiết kiệm tiền, và là một trong những lý do quan trọng nhất để mọi người chọn thuê ngoài quy trình kinh doanh của họ. BPO đã tạo ra một đội ngũ nhân viên tài năng có sẵn với mức lương thấp dẫn đến việc giảm chi phí rất lớn, do đó mang lại doanh thu tốt hơn cho công ty
2. Nhược điểm của BPO
Bảo mật : Trong hoạt động thuê ngoài, đặc biệt là khi có sự tham gia của hệ thống thông tin (IS), các công ty phải đối mặt với những rủi ro về truyền thông và quyền riêng tư. Bảo mật khó duy trì hơn khi doanh nghiệp chăm sóc IS của bạn không ở cùng một quốc gia, đặc biệt là một quốc gia có các yêu cầu bảo mật khác nhau. Các vi phạm quyền riêng tư dữ liệu tiềm ẩn và tiết lộ lỗ hổng bảo mật là một mối đe dọa thực sự, đặc biệt là với sự phổ biến hiện nay của hack. Internet, nơi làm cho BPO cho CNTT trở nên khả thi, cũng có thể cung cấp một cổng thông tin để tin tặc xâm nhập.
Phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp dịch vụ: Công ty có thể phải chịu các chi phí liên quan và giảm năng suất khi nhà cung cấp gặp vấn đề hoặc công việc của họ không hiệu quả – ví dụ, khi chi phí thuê nhân công tăng lên. Các nhà cung cấp thường thay thế những nhân viên kỳ cựu bằng những công nhân ít kinh nghiệm hơn để giảm chi phí và kết quả là chất lượng bị ảnh hưởng.
Vấn đề giao tiếp: Rào cản ngôn ngữ có thể hạn chế các hoạt động khi công ty của bạn thuê các nhà cung cấp dịch vụ riêng lẻ trên toàn cầu. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong các quy trình mới và hạn chế phản hồi từ các bộ phận khác nhau và nó có thể làm tăng thêm các vấn đề hiện tại trong hoạt động kinh doanh của bạn. Hơn nữa, các dịch vụ hướng tới khách hàng có thể gây ra rào cản về ngôn ngữ đối với các nhà cung cấp bên thứ ba.
⇒ Xem thêm: 9 bí quyết chăm sóc khách hàng – “Chìa khóa vàng” không thể bỏ lỡ
VIII. BPO jobs – mở ra công việc mới cho người lao động
Tương lai của BPO là gì tương tự như tương lai của nhiều ngành công nghiệp trong đó tự động hóa sẽ là chìa khóa. Nhiều chuyên gia chỉ ra RPA là con đường chính mà qua đó BPO sẽ thay đổi. Ví dụ, công việc nhập dữ liệu và nhận dạng hình ảnh có thể được tự động hóa một cách dễ dàng. Tuy nhiên, các chuyên gia báo cáo rằng một số chức năng nhất định, như dữ liệu viết tay và tiếp thị qua điện thoại, sẽ chống lại tự động hóa.
BPO tạo cơ hội việc làm mở rộng cho các nguồn lao động tương lai
Tất cả các ngành, bao gồm cả BPO, có thể sẽ tận dụng các công nghệ mới nổi, chẳng hạn như dịch vụ đám mây, truyền thông xã hội và học máy, để giảm chi phí và tăng tốc tăng trưởng. Một mô hình kinh doanh, dịch vụ được sản xuất, kết hợp phần mềm và một nhân viên thuê ngoài.
Một ví dụ về các dịch vụ được sản xuất là một gói bao gồm phần mềm kế toán tiên tiến và các dịch vụ kế toán, với cả hai dịch vụ được thanh toán cho công ty ký hợp đồng hàng tháng. Các công ty khởi nghiệp nói riêng ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào loại hình dịch vụ này, do đó, có sự phụ thuộc lẫn nhau vào các BPO.
Đây có thể là một cơ hội cũng như thách thức cho các lao động muốn vào nghề BPO vì nó đòi hỏi một nguồn kiến thức khá cao và chuyên môn vững chắc. Tuy nhiên nếu xét về nguồn khả năng thị trường thì Việt Nam có nhiều cơ hội mới trong việc phát triển ngành nghề BPO này đấy.
Trên đây là những thông tin bổ ích của chúng tôi về dịch vụ BPO, BPO là gì và những ưu nhược điểm khi sử dụng dịch vụ này. Nếu có bất kỳ thắc mắc về lĩnh vực BPO các bạn có thể liên hệ Goilaco để có nhiều thông tin hơn nhé. Chúc các bạn thành công.